>>>
> BIBLIO > IPA terminologija

IPA terminologija

Šta znači “Project proposal” ili “Terms of refference”? Kako se prevode “Bilans stanja” i “Bilans uspjeha” na engleskom jeziku?
U nastavku slijedi niz termina koji se koriste u ekonomiji, računovodstvu, menadžmentu, a tiču se evropskih IPA projekata, prevedeni sa engleskog na crnogorski jezik. Prevod je omogućilo Ministarstvo finansija Crne Gore.

IPA termin: Opis na crnogorskom:
A
1. Accounting Računovodstvo podrazumijeva evidentiranje i klasifikovanje poslovnih transakcija i događaja, primarno finansijskog karaktera, u cilju sastavljanja značajnih izvještaja, analize i interpretiranja ovih transakcija i događaja.
2. Accountability Odgovornost je proces u kojem se javne uslužne organizacije i pojedinci u okviru njih smatraju odgovornima za svoje odluke i postupke, uključujući i njihovo upravljanje javnim sredstavima, ispravnost kao i sve oblike izvođenja. Navedeno se ostvaruje kroz razvoj, održavanje i omogućavanje dostupnim tačnih i važnih informacija finanansijske i nefinansijske prirode, te putem pravilnog objavljivanja gore spomenutih informacija u pravovremenim izvještajima prema unutrašnjim i spoljašnjim zainteresovanim stranama (stejkholderima).
3. Accreditation Akreditacija je priznanje i potvrda da neka organizacija, struktura, uspostavljeni sistem, ispunjava jasno definisane kriterijume za dodjelu akreditacije. U evropskoj terminologiji, akreditacija se dodjeljuje državi korisnici pretpristupne pomoći EU, i predstavlja potvrdu od strane Evropske komisije da uspostavljene strukture mogu upravljati i koristiti evropska sredstva, odnosno potvrdu da je zemlja oformila institucije na taj način da državna administracija po uspostavljenim strukturama, definisanim procedurama, izrađenim priručnicima itd. može samostalno da vrši programiranje i implementaciju projekata tj. da je ispunila kriterijume za dodjelu akreditacije.
4. Accreditation criteria Kriterijumi za dodjelu akreditacije su kriterijumi definisani od strane EK koje uspostavljene nacionalne strukture za sprovođenje projekata finansiranih iz IPA sredstava moraju da ispune, u cilju prenosa odgovornosti za samostalno upravljanje IPA sredstvima sa EK na zemlju korisnicu sredstava.
5. Addendum Dopuna ugovora je dokument kojim se mijenjaju uslovi ugovora. Za vrijeme trajanja ugovora može doći do njegove izmjene u slučaju da su se, od potpisivanja ugovora, promijenile okolnosti koje utiču na sprovodjenje. Ugovori se mogu mijenjati samo tokom perioda izvršenja. Sve promjene u ugovoru moraju se izvršiti službeno, putem administrativnog naloga ili dopunom u skladu sa opštim uslovima. Bitne tj. suštinske izmjene ugovora (promjena eksperata, značajne promjene tehničke specifikacije, preraspodjele veće od 25% po budžetskoj stavci kod donacija, produženje trajanja ugovora itd.) moraju uvijek biti u obliku dopune ugovora.
6. Administrative error Administrativna greška podrazumijeva nepravilnu primjenu pravila i sprovođenje administrativnih procedura uslijed zabune, nepažnje, propusta i sl.
7. Administrative compliance grid Tabela za ocjenu administrativne usklađenosti ponude – Komisija za otvaranje i vrednovanje ponuda provjerava usklađenost ponuda sa zahtjevima koji su navedeni u tenderskoj dokumentaciji. Svaka veća formalna greška ili veće ograničenje koje utiče na sprovođenje ugovora ili koje narušava tržišno nadmetanje rezultiraće odbacivanjem ponude o kojoj je riječ. Tebela za ocjenu administrativne usklađenosti je uključena u tendersku dokumentaciju i mora se koristiti za evidentiranje administrativne usklađenosti svake ponude sa zahtjevima tendera.
8. Administrative order Administrativni nalog je dokument kojim se vrše manje izmjene ugovora (promjena bankovnog računa, adrese, revizora i sl). Sve promjene u ugovoru moraju se izvršiti tokom njegovog trajanja i to formalno, putem administrativnog naloga (za manje izmjene) ili dopunom (za veće izmjene), u skladu sa opštim uslovima ugovora.
9. Administrative checks Administrativne provjere odnose se na stoprocentni redovni pregled svih nastalih troškova, kao i prateće dokumentacije (fakture/prateća dokumentacija), prijavljene od strane korisnika, u cilju izvršenja plaćanja. Ove provjere se sprovode na radnom mjestu finansijskog kontrolora, za razliku od provjera na licu mjesta, tzv. on-the-spot checks, koje podrazumijevaju provjeru na mjestu gdje se sprovodi projekat.
10. Affiliated entities Povezani subjekti su pravna lica povezana sa aplikantom, u pravnom ili poslovnom smislu. Cilj povezivanja je realizacija određenih aktivnosti. Iako nemaju status aplikanta, niti ko-aplikanta povezani subjekti, da bi bili prihvatljivi, moraju da zadovolje uslove prijave kao i aplikant i ko-aplikant.
11. Allocation Alokacija podrazumijeva finansijska sredstava, namjenski dodijeljena nekoj državi ili organizaciji od strane nekog donatora organizacije ili institucije. Ova sredstva se dodijeljuju za određeni vremenski period i imaju za cilj sprovođenje specifičnih projekata ili programa.
12. Ancillary services Dodatne usluge su sve prateće usluge koje su ugovaraču potrebne u vezi sa isporukom robe. Dodatne usluge, navedene su u tehničkoj specifikaciji, a samim tim i u ugovoru i mogu da obuhvate, na primjer, usluge kao što su istovar, montaža, ispitivanje, puštanje u rad, ekspertize, nadzor, održavanje, popravka, obuka …
13. Annual Programme Implementation Report Godišnji izvještaj o implementaciji programa je izvještaj koji pokriva implementaciju programa tokom prethodne kalendarske godine.
14. Anti-Fraud Coordination Office Service (AFCOS) Kancelarija za borbu protiv prevara – U skladu sa zahtjevima Evropske komisije, u svakoj zemlji kandidatu treba uspostaviti tzv. AFCOS sistem (Anti-Fraud Coordination Service – Sistem za borbu protiv prevara) koji će biti odgovoran za suzbijanje nepravilnosti i prevara koje mogu nastati korišćenjem sredstava Evropske unije, kao i za pružanje efikasne i kvalitetne zaštite njenih finansijskih interesa. Formiranje AFCOS kancelarije predstavlja mjeru institucionalne izgradnje kojom zemlja pokazuje spremnost da pruži efikasnu zaštitu sopstvenih i finansijskih interesa Evropske unije. Njen je cilj saradnja sa OLAF-om (European Anti-Fraud Office – Kancelarijom Evropske Komisije za borbu protiv prevara), kao i sa ostalim AFCOS kancelarijama u zemljama članicama EU. AFCOS mreža je elemenat AFCOS sistema i sastoji se od organa koji se bave suzbijanjem prevara, korupcije ili bilo kojeg drugog oblika nepravilnosti u sistemu. Institucije koje bi sačinjavale AFCOS mrežu i predstavljaju tzv. radnu grupu odgovorne su za: kontrolu trošenja sredstava EU, bez obzira da li je riječ o pretpristupnim fondovima ili onim po pristupanju u EU; trezor i državnu reviziju; poreska pitanja; pitanja carina; pitanja kriminala i specijalne policije koje se odnose na EU sredstva; pitanja tužilaštva.
15. Application form Aplikaciona forma je standardni aneks PRAG-a koji služi kao formular za podnošenje prijave za učešće na tenderu za dodjelu ugovora o uslugama.
16. Assessor Ocjenjivač je nezavisni ekspert sa specijalizovanim znanjem o pitanjima vezanim za temu javnog poziva, koji je angažovan od strane Ugovornog tijela da sprovede detaljnu pismenu procjenu predloga projekata u okviru grant šeme. Ocjenjevač nije član sa pravom glasa u komisiji za ocjenjivanje predloga projekata već, sa posebnim statusom člana bez prava glasa, daje svoje mišljenje o određenom predlogu projekta, koje članovi sa pravom glasa prihvataju ili ne.
17. Audit Revizija je u najširem smislu postupak ispitivanja tačnosti, potpunosti, vjerodostojnosti, zakonitosti i objektivnosti određenih poslovnih aktivnosti. Pomenuta ispitivanja sprovode nezavisni revizori, spoljni (sa tržišta) ili unutrašnji (u okviru sistema). Revizija ima za cilj da izvrši provjeru usklađenosti obavljenih zadataka sa definisanim pravilima i procedurama, kriterijumima ili zadatim ciljevima.
18. Audit Authority Revizorsko tijelo je tijelo nezavisno od svih aktera u sistemu upravljanja i kontrole EU sredstava, a odgovorno je za provjeru efikasnosti i valjanosti funkcionisanja ovog sistema. U smislu revizije EU sredstava, revizorsko tijelo ima ulogu spoljne revizije.
19. Audit trail Revizorski trag je dokumentovani tok finansijskih i drugih aktivnosti od njihovog početka do završetka, radi omogućavanja rekonstrukcije svih pojedinačnih aktivnosti i njihovog odobravanja.
20. Award criteria Kriterijumi za dodjelu ugovora -Kriterijumi dodjele su ustanovljeni za tender na jedan od sljedeća dva načina:

automatskim postupkom, kada se ugovor dodjeljuje ponudi koja, ako je uredna i zadovoljava tražene uslove, ima najnižu cijenu;

postupkom ekonomski najpovoljnije ponude, kada se ugovor dodjeljuje ponuđaču koji nudi najbolju vrijednost za novac, (the best value for money).

Kriterijumi moraju biti precizni, ne-diskriminatorni i da ne ometaju pošteno tržišno nadmetanje.

B
21. Balance (Final) Payment Završno (konačno) plaćanje je iznos koji Ugovorno tijelo plaća ugovaraču, kao razliku između ukupnih prihvatljivih troškova, koji su nastali tokom implementacije ugovora i iznosa koji su već uplaćeni po osnovu avansa (predfinansiranja) i periodičnih plaćanja.
22. Balance sheet Bilans stanja je računovodstveni finansijski izvještaj koji pokazuje bilansnu imovinu, sa jedne strane i način finansiranja te imovine, sa druge strane. Bilans stanja sadrži pregled strukture imovine (sredstava) i vlasništva (izvora sredstava) za određeni vremenski period.
23. Bank guarantee Bankarska garancija je poseban instrument osiguranja plaćanja i izvršenja ugovorenih obaveza u ugovornom roku, kojim određena banka garantuje korisniku da će njen komitent izvršiti sve preuzete obaveze navedene u garanciji. Ukoliko to komitent ne učini, preuzete obaveze će izvršiti banka. Garancija se po pravilu izdaje u pisanom obliku.
24. Beneficiary Korisnik je pojedinac, grupa ili organizacija, državno ili privatno tijelo, koje sprovodi pojedinačni projekat i prima državnu pomoć ili koje ima dobit, direktno ili indirektno, od razvoja i sprovodjenja projekta. Postoji razlika između direktnog, krajnjeg i zemlje korisnika.

· Direktni korisnik je pojedinac, grupa ili organizacija koja ima podršku sredstava EU radi upravljanja planiranjem i sprovođenjem projekata tj. obično ministarstva, agencije za sprovođenje…

· Krajnji korisnik je tijelo ili firma, bilo državno ili privatno, koje je djelimično ili u potpunosti odgovorno za realizaciju aktivnosti projekta. U kontekstu planova pomoći, krajnji korisnici su državne ili privatne firme koje obavljaju pojedinačni projekat i primaju državnu pomoć.

25. Beneficiary country Zemlja korisnik je država kandidat ili potencijalni kandidat za članstvo u Evropskoj uniji ili država van nje, sa kojom Evropska unija ima dogovoreni program saradnje
26. Bill of Quantities Predmjer i predračun radova je dokument, koji predstavlja detaljnu listu svih građevinskih radova i materijala predviđenih tehničkom specifikacijom, zajedno sa jediničnim cijenama svake od navedenih stavki. U kontekstu realizacije EU projekata, predmjer i predračun radova (Bill of Quanitities) se podnosi kao sastavni dio finansijske ponude (Financial Offer Unit Price Contracts), prema unaprijed predviđenom formularu propisanom u PRAG-u.
27. Body Responsible for the Operational Programme (BROP) Tijelo odgovorno za Operativni program je tijelo koje čini sastavni dio Operativne strukture za IPA komponente III i IV, i ono je nadležno za sveobuhvatno upravljanje i sprovođenje Operativnog programa.
28. Body responsible for priority/measure (BRPM) Tijelo odgovorno za prioritet/mjeru je tijelo koje čini sastavni dio Operativne strukture za IPA komponente III i IV, i nadležno je za tehničko sprovođenje prioriteta/mjere u okviru Operativnog programa, iz djelokruga njegove nadležnosti.
29. Budget Budžet je specifikacija projektnih troškova po određenim komponentama (stavkama).
30. Budget Breakdown Presjek budžeta je tabela koja razlaže vrijednosti ugovora prema različitim artiklima ili uslugama, uzimajući u obzir visinu naknade, jediničnu cijenu i paušale za svaku stavku.
31. Budget corrections

(budget clearing)

Ispravke budžeta (čišćenje budžeta) su korekcije budžeta od strane ugovornog tijela zbog neopravdanosti nekih stavki za implementaciju projekta ili neopravdanosti njihove visine. Sve promjene u visini budžeta koje Ugovorno tijelo napravi u izvornom budžetu projekta ostaju konačne i kao takve sastavni su dio ugovora i ne mogu se mijenjati. Ova procedura korekcije budžeta poznata je i kao čišćenje budžeta.
C
32. Call for proposals Poziv za dostavljanje predloga projekata je javni poziv za dostavljanje predloga projekata u okviru tema (mjera) za koji je poziv raspisan. Poziv sadrži uputsva za podnošenje predloga projekata, kao i kriterijume za odabir aktivnosti za finansiranje.
33. Capital grant from budget Kapitalne donacije iz budžeta se odnose na novčane prilive kojima se finansiraju programski i projektni zajmovi. Planiraju se kapitalnim budžetom, koji se odnosi na period duži od godinu dana, kojim se povećava vrijednost nefinansijske imovine, a obuhvata sticanje infrastrukture od opšteg značaja, lokalne infrastrukture, građevinskih objekata, zemljišta i opreme. Donacije se planiraju u saradnji sa donatorima i obavezno se mora definisati period trajanja programa odnosno finansiranog projekta, kao i rokovi isplate gotovine od strane donatora.
34. Cash flow statement Izvještaj o novčanim tokovima je finansijski izvještaj koji pokazuje kako promjene na računima bilansa uspjeha i prihodi utiču na gotovinu i gotovinske ekvivalente, i razlaže analizu do poslovnih, investicionih i finansijskih aktivnosti. U suštini, izvještaj o tokovima novca se bavi tokovima novca u preduzećima i iz istih. Kao analitičko sredstvo, izvještaj o novčanim tokovima je koristan u određivanju kratkoročne likvidnosti preduzeća, posebno sposobnosti da plati račune.
35. Centralized Management System Centralizovani sistem upravljanja je sistem upravljanja fondovima kod koga je glavni ugovarač Evropska komisija. EK vrši izbor ugovornog partnera i korisnika sredstava, obavlja tendersku proceduru, vrši zaključivanje ugovora sa izabranom institucijom, kao i samu isplatu sredstava. Dakle, EK centralizovano upravlja projektima koji se finansiraju iz sredstava EU.
36. Certification (of expenditure) Sertifikacija/priznavanje/odobravanje (troška) je izjava od strane Tijela za ovjeravanje u kojoj se navodi da su troškovi koji se prijavljuju Komisiji za nadoknadu sredstava (povraćaj sredstava) ispravni, jer su rezultat pouzdanih računovodstvenih sistema, te su u skladu s primjenjivim propisima Zajednice i nacionalnim propisima. Sertifikacija troška je potvrda da se relevantne upravljačke provjere (osnov cijelog sistema kontrole) ispravno sprovode.
37. Certifying Authority Tijelo za ovjeravanje zaduženo je za pravilno ovjeravanje troškova nastalih tokom implementacije određenog projekta. Na osnovu zahtjeva za plaćanje dostavljenih od ugovarača, tijelo za ovjeravanje provjerava njihovu vjerodostojnost i sačinjava izvještaj o rashodima i zahtjev za plaćanje koje dostavlja EK. Postojanje tijela za ovjeravanje je karakteristično za zemlje članice tj. korisnice strukturnih i Kohezionog fonda.
38. Cross Border Cooperation Programmes – CBC Programmes Programi prekogranične saradnje su instrumenti teritorijalne saradnje Evropske unije koji imaju za cilj, između ostalog, da unaprijede ekonomsku i društvenu usklađenost unutar regiona ili da se pozabave problemima (npr. zaštitom životne sredine, kulturnim nasljeđem) koji su zajednički regionima sa obje strane neke kopnene ili pomorske granice. Sa aspekta broja učesnika prekogranični programi mogu biti bilateralni i multilateralni. Kada je riječ o bilateralnim programima prekogranične saradnje, tada se govori o programima saradnje između dvije zemlje, koje mogu biti zemlje članice ili kandidati/potencijalni kandidati za članstvo u EU. Sa druge strane, u multilateralnim programima prekogranične saradnje učestvuje više od dvije države, bez obzira na njihov status u pogledu članstva u EU tj. da li su kandidati/potencijalni kandidati ili članice.
39. Chart of Accounts Kontni plan (kontni okvir) je spisak računa (konta) koji se koriste u računovodstvu, za definisanje svake klase stavki za koju se troši novac ili novčani ekvivalenti ili se u neku svrhu prima novac ili sredstva. Koristi se za organizovanje finansijskog evidentiranja u svakom poslovnom subjektu, da bi se grupisale stavke troškova, prihoda, sredstava i obaveza, u cilju boljeg razumijevanja finansijskog stanja poslovnog subjekta od strane zainteresovanih lica.
40. Chairperson of the Evaluation Committee Predsjedavajući komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda je osoba odgovorna za koordinaciju procesa ocjene ponuda/predloga projekata, u skladu sa procedurama javnih nabavki navedenim u PRAG–u, kao i za obezbeđivanje nepristrasnosti i transparentnosti postupka ocjene.
41. Checklist Kontrolna lista je obrazac koji sadrži spisak pitanja koja služe za provjeru dokumentacije ili sprovedenih aktivnosti u pogledu njihove sadržine, tačnosti i blagovremenosti. U kontestu EU fondova kontrolne liste se koriste u tenderskom postupku tj. prilikom pripreme tenderske dokumentacije, u postupku ocjene ponuda ili implementacije aktivnosti, a pripremaju se tako što se pitanja sadržana u njima formulišu shodno aktivnostima koje treba obaviti.
42. Clarification request Zahtjev za pojašnjenjem je zahtjev koji se upućuje ponuđaču u slučaju da postoje određene nejasnoće u dostavljenoj tenderskoj dokumentaciji. Svaki zahtjev za pojašnjenjem koji zahtjeva komunikaciju s ponudjačem ili podnosiocem tokom postupka mora biti u pisanom obliku. Kopija svake takve komunikacije mora se nalaziti u izvještaju o ocjeni ponuda.
43. Co-financing Kofinansiranje je dio sredstava koji za potrebe finansiranja EU projekata treba da obezbijedi zemlja korisnica. Dakle, ukoliko drugačije nije definisano finansijskim ili sektorskim sporazumom, svaki korisnik, odnosno država mora obezbijediti određeni procenat kofinansiranja zavisno od dogovora postignutim u finansijskom sporazumu.
44. Competent Accrediting Officer (CAO) Službenik nadležan za akreditaciju je lice odgovorno za izdavanje, praćenje i suspenziju ili povlačenje akreditacije NAO-a (Nacionalni službenik za ovjeravanje).
45. Competitive Negotiated Tender Procedure Postupak pregovaranja sa ponuđačima je tenderski postupak u kojem ugovorno tijelo poziva kandidate, po svom izboru, da dostave ponude (nije potrebno objavljivanje). Pozivaju se najmanje tri (3) ponuđača.
46. Compliance Assessment Ocjena usklađenosti predstavlja najvažniju fazu mape puta za uspostavljanje decentralizovanog upravljanja IPA sredstvima. Naime, u ovoj fazi se angažuje nezavisna revizorska kuća u cilju provjere spremnosti nacionalnih struktura za dodjelu nacionalne akreditacije. Na osnovu sprovedene revizije, utvrđuje se da li su ispunjeni svi preduslovi za podnošenje aplikacije za uspostavljanje decentralizovanog upravljanja.
47. Concept note Sažetak projekta je pisani dokument kojim se definiše skup ideja i plan aktivnosti koje treba da se realizuju u okviru projekta i prvi je korak u prijavi na poziv za dostavljanje predloga projekata EU. Sažetak projekta prezentuje ciljeve, rezultate, aktivnosti i outpute EU projekta te dokazuje doprinos projekta potrebama ciljnih grupa i krajnjih korisnika, odnosno usklađenost projektne prijave sa zahtjevima tendera i razvojnim politikama na vertikalnom (EU, nacionalna, lokalna strategija) i horizontalnom (relevantne sektorske strategije) nivou. Na osnovu sažetka projekta formira se uža lista potencijalnih korisnika od kojih se zahtijeva dostavljanje cjelokupnog projektnog predloga koji će biti ocijenjen.
48. Conferral of management powers for the EU funds from EC to the national authorities Prenos odgovornosti za samostalno upravljanje EU sredstvima sa Evropske komisije na državu korisnicu je odluka o procesu decentralizacije, kojom EK potvrđuje da država može da upravlja programima i projektima, sa ili bez prethodne kontrole EK.
49. Conflict of interest Sukob interesa se, u kontekstu EU, javlja kada ne postoji nepristrasno i objektivno vršenje funkcije Ugovornog tijela, ili kada su aktivnosti u vezi sa postupkom dodjele ugovora i poštovanje principa konkurencije, nediskriminacije i jednakog tretmana kandidata / ponuđača / aplikanta ugrožena zbog uključivanja porodice, emotivnog života, političkog ili nacionalnog afiniteta, ekonomskih interesa ili bilo kojeg drugog zajedničkog interesa sa korisnikom programa finansiranog od strane EU.
50. Contractor Ugovarač je lice ili organizacija sa kojim/kojom se potpisuje ugovor za pružanje usluga, nabavku robe ili izvođenje radova.
51. Contract Award Notice Obavještenje o dodjeli ugovora je javno obavještenje o ishodu postupka javnih nabavki u Službenom listu EU, kao i na internet stranici ugovornog tijela.
52. Contract award procedure

(Tender procedures)

Procedura dodjele ugovora je procedura koju ugovarač mora pratiti da bi identifikovao odgovarajućeg konsultanta, dobavljača, izvođača, korisnika koji će pružati usluge, isporučiti određenu robu, izvesti radove ili koristiti bespovratna sredstva i sa njim zaključio ugovor. U kontekstu predpristupnih fondova, relevantni dokument kojim se vode procedure za dodjelu ugovora je PRAG.
53. Contract dossier Ugovorni dosije predstavlja dokumentaciju koju priprema ugovorno tijelo u fazi pripreme ugovora za potpisivanje i isti sadrži: pojašnjenja od strane ugovarača, kopiju finansijskog sporazuma, kopiju najave javnog nadmetanja, tri primjerka predloga ugovora kao i sve zapisnike sa sastanaka Komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda.
54. Contract Notice Obavještenje o javnim nabavkama je dokument koji objavljuje ugovorno tijelo koje bira ponude (u okviru otvorene tenderske procedure) ili iskazivanje interesa (u okviru restriktivne tenderske procedure) od konzorcijuma, privrednih društava ili lica za određeni tender.
55. Contract Prior Informatiion Notice Najava javnog nadmetanja je dokument koji objavljuje tijelo za ugovaranje posla prije obavještenja o javnoj nabavci za određeni tender. Dokument čine podaci na osnovu kojih se predviđaju planovi ugovornog tijela da zatraži ponudu (za otvoreni postupak) ili samo iskazivanje interesa (u okviru restriktivnog postupka) od konzorcijuma, preduzeća ili lica.
56. Contract value Vrijednost ugovora je suma navedena u ugovoru, koja predstavlja maksimum predviđenih sredstava za plaćanje obavljenih usluga, nabavke ili radova.
57. Contracting Authority Ugovorno tijelo je tijelo koje je odgovorno za upravljanje fondovima pretpristupne pomoći EU. U centralizovanom upravljanju, Delegacija Evropske unije, uspostavljena u zemlji korisnici, predstavlja Ugovorno tijelo, dok se u decentralizovanom upravljanju, u okviru zemlje korisnice uspostavlja tijelo koje će imati ulogu ugovornog tijela (u Crnoj Gori, ugovorno tijelo za I, II i IV IPA komponentu biće Direktorat za finansiranje i ugovaranje sredstava EU pomoći Ministarstva finansija, dok će Ugovorno tijelo za III IPA komponentu biti Direkcija javnih radova).
58. Corrigendum Ispravka predstavlja korekciju podataka o javnim nabavkama poziva za dostavljanje predloga projekata objavljenih u Službenom listu Evropske unije, lokalnim medijima i EuropeAid websajtu, ili sajtu Ugovornog tijela.
59. Cost estimate Procjena troškova je raspon prosječnih troškova, koje preduzeća naplaćuju za usluge stručnjaka, objavljen na internet stranicama EuropeAid-a.
60. Cross-Border Cooperation Body (CBC Body) Tijelo za prekograničnu saradnju je tijelo Operativne strukture, nadležno za programiranje i praćenje sprovođenja programa prekogranične saradnje i vrši sljedeće poslove: izrađuje godišnje i/ili višegodišnje programe i vrši njihovu reviziju, učestvuje u planiranju sredstava za finansiranje programa, prati implementaciju programa.
D
61. Decentralised management Decentralizovano upravljanje (DM) – sistem upravljanja koji obezbjeđuje odgovarajući pravni i sistemski okvir za prenos odgovornosti za sprovođenje programa finansiranih od strane EU, sa Evropske komisije na države korisnice finansijske podrške EU. Postoje dva vida decentralizovanog upravljanja IPA sredstvima: decentralizovano upravljanja sa ex-ante i ex-post kontrolom.
62. Declaration of Impartiality and Confidentiality Izjava o nepristrasnosti i povjerljivosti je izjava koju potpisuju svi članovi Komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda (predsjedavajući, sekretar i članovi sa pravom glasa, kao i svi posmatrači), kako bi se obezbijedilo nepristrasno vrednovanja ponuda (bez bilo kakvog vida sukoba interesa ili favorizovanja pojedinih ponuđača), kao i tajnost postupka ocjene i sadržine dostavljenih ponuda.
63. Declaration on Objectivity and Confidentiality Deklaracija o objektivnosti i nepristrasnosti je izjava koju potpisuju svi akteri koji su uključeni u pripremu i reviziju tenderske dokumentacije.
64. Defect liability period Garantni rok za dobro izvršenje posla je određeni vremenski period nakon izvršenja projekta, tokom kojeg izvođač radova ima pravo da se vrati na teren/gradilište, kako bi ispravio nedostatke. Suma novca koja je preostala poslije privremenih plaćanja služi kao garancija da će izvođač ispuniti svoje obaveze tokom ovog perioda. Garancija za dobro izvršenje posla se izdaje obično za period od godinu dana nakon završetka implementacije ugovora, što je definisano samim ugovorom, i tek nakon isteka iste, tj. nakon isteka vremena za koje ona važi, izdaje se Potvrda o konačnom prihvatanju.
65. Directorate – General for Agriculture and Rural Development (DG AGRI) Generalni direktorat za poljoprivredu i ruralni razvoj je dio EK zadužen za sprovođenje zajedničke poljoprivredne politike EU i Evropskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj i nadležan je za IPA komponentu V.
66. Directorate – General for Employment, Social Affairs and Inclusion (DG EMPL) Generalni direktorat za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje (inkluziju) je dio EK zadužen za politiku zapošljavanja, socijalna pitanja i jednake mogućnosti. Vezano za pretpristupnu pomoć EU, DG EMPL je odgovoran za sprovođenje IPA komponente IV.
67. Directorate – General for Enlargement (DG ELARG) Generalni direktorat za proširenje je dio EK zadužen ne samo za IPA komponente I i II, već ima i sveobuhvatnu nadležnost za IPA (jer je primarni cilj IPA da države kandidate i potencijalne kandidate pripremi za pristupanje Evropskoj uniji).
68. Directorate – General for Regional Policy (DG REGIO) Generalni direktorat za regionalnu politiku je dio EK zadužen za kohezionu politiku EU. Vezano za pretpristupnu pomoć, DG REGIO je zadužen za sprovođenje III komponente programa IPA.
69. Disbursement forecast sheet Lista predviđenih izdataka je operativni instrument koji sadrži podatke o izvršenim plaćanjima, kao i o planiranim plaćanjima do zatvaranja ugovora. Ove informacije su dostupne za svaki ugovor i redovno se ažuriraju poslije izvršenja plaćanja i na početku svakog mjeseca za iznose koji su planirani, a nijesu plaćeni.
70. Double envelope system Sistem odvojenih koverti je sistem koji se koristi za dodjelu ugovora o uslugama u okviru kojeg je ponuđač u obavezi da tehničku i finansijsku ponudu dostavi u odvojenim zapečaćenim kovertama.
71. Dynamic purchasing system Dinamični sistem kupovine je elektronski postupak koji se koristi za izradu najčešće korišćene kupovine. Ograničen je u trajanju i otvoren tokom njene validnosti. Za svaki pojedinačni ugovor obavještenje se objavljuje i pozivaju se svi izabrani izvođači.
E
72. Eligibility criteria Kriterijumi prihvatljivosti predstavljaju niz uslova koje kandidat mora zadovoljiti, kako bi mu se odobrilo učestvovanje na konkursu/pozivu za dostavljanje predloga projekta i dodijelio ugovor koji finansira EK. Kriterijumi državljanstva i porijekla robe su najvažniji.
73. Eligible cost Prihvatljivi trošak je trošak koji je nastao na teritoriji predviđenoj Programom, u toku implementacije projekta i u cilju realizacije aktivnosti koje su njime predviđene. Prihvatljiv trošak je onaj trošak koji je stvarno plaćen i dokazan izvornim fakturama ili računima i ako je nastao u skladu sa nacionalnim i EU zakonodavstvom.
74. End recipient Krajnji primalac je tijelo koje će na kraju biti vlasnik rezultata operacije (finansirane od strane IPA) i odgovorno je za trenutno korišćenje i održavanje vlasništva koje je tako nastalo (bilo materijalnog u vidu radova ili robe, bilo nematerijalnog u vidu usluga) i nakon završetka projekta. Nadležnost i odgovornost krajnjeg primaoca su formalno određene u Sporazumima sa krajnjim primaocima.
75. European Anti-Fraud Office (OLAF) Kancelarija Evropske komisije za borbu protiv prevara predstavlja nezavisnu službu EU, koja je dužna da identifikuje i preduzme mjere za otklanjanje svih vrsta prevara, korupcije i drugih nezakonitih radnji koje ugrožavaju EU finansijske interese.
76. European Court of Auditors Evropski revizorski sud je nezavisna institucija čija je osnovna uloga dа provjerava dа li se sredstvа koja stoje nа rаspolаgаnju Evropskoj uniji koriste po zаkonu, efikаsno i u nаmijenjene svrhe. Sud kontroliše rаčune prihodа i rаshodа EU, koji zаjedno čine njen budžet. Ovа ulogа je posebno vаžnа jer dio prihodа EU potiče od doprinosа držаvа člаnicа, tako da Evropski revizorski sud obezbijeđuje dа grаđаni EU ostvaruju mаksimаlnu vrijednost zа svoj novаc.
77. Evaluation Ocjena/vrednovanje predstavlja detaljnu analizu efikasnosti (upotreba resursa) i efektivnosti (postignuti rezultati u odnosu na plan) u jednoj fiksnoj, tačno određenoj tački.
78. Evaluation of tenders Ocjenjivanje/vrednovanje ponuda predstavlja postupak izbora najboljeg (ili najpovoljnijeg) ponuđača na osnovu priložene dokumentacije (ponude). Ocjenjivanje ponuda vrši komisija za otvaranje i vrednovanje ponuda, kaja je sastavljena od predsjednika, sekretara i neparnog broja članova sa pravom glasa. Članovi Komisije su obavezni da koriste Tabele za ocjenu administrativne usklađenosti ponude i Tabele za ocjenu ponuda, koje predstavljaju dio tenderskog dosijea. Tokom ocjene ponuda provjerava se administrativna, tehnička i finansijska usklađenost ponuda sa zahtjevima propisanim tenderskim postupkom.
79. Evaluation of programmes Ocjenjivanje programa predstavlja ocjenjivanje srednjoročnih i dugoročnih efekata programa sa posebnim osvrtom na održivost postignutih rezultata. Na osnovu toga zaključuje se da su dva najbitnija elementa evaluacije postignuti efekat i njihova održivost. Po vremenskom okviru u toku koga se sprovodi evaluacija može biti: prethodna/ex-ante koja se sprovodi prije početka implementacije (u fazi pripreme Operativnih programa); periodična/interim- sprovodi se tokom implementacije programa i naknadna/ex-post- sprovodi se nakon završetka implementacije programa (obično 6 ili 24 mjeseca nakon završetka programa).
80. Evaluation Committee Komisija za otvaranje i vrednovanje ponuda/predloga projekata je tijelo koje je u tenderskom postupku/postupku dodjele donacija odgovorno za otvaranje ponuda/predloga projekata, njihovo ocjenjivanje i pripremanje preporuka za dodjelu ugovora.
81. Evaluation Grid Tabela za ocjenu ponuda – Svi članovi Komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda sa pravom glasa koriste tabelu za ocjenu ponuda za procjenu tehničke ispravnosti ponuda koje ispunjavaju administrativne zahtjeve. Popunjene tabele za ocjenu ponuda priložene su u izvještaju o ocjeni ponuda zajedno sa sažetkom komentara ocjenjivаča na prednosti i slabosti tehničkih ponuda.
82. Evaluation Report Izvještaj o ocjeni ponuda je izvjestaj koji sadrži detalje svih faza ocjene ponuda: izvještaj o otvaranju ponuda, popunjene i potpisane detaljne tabele za tehničku ocjenu i administrativnu usklađenost ponuda, korespodenciju o pojašnjenjima sa ponuđačima, listu prisustva i izjave o nepristrasnosti i povjerljivosti.
83. Exclusion criteria Kriterijumi za isključenje iz tenderskog postupka su kriterijumi na osnovu kojih će kandidati, ponuđači ili podnosioci prijave biti isključeni iz učestvovanja u postupku javnih nabavki. Isti su navedeni u PRAG-u, u poglavlju 2.3.3.
84. Ex-ante control Ex-ante kontrola (prethodna kontrola) predstavlja sistem kontrole za projekte finansirane od strane Evropske unije, u kojem je, prije početka implementacije pojedinih faza projekta, neophodno ex-ante odobrenje dokumentacije koja se na tu fazu odnosi. Ex-ante odobrenje izdaje Evropska komisija i obično se odnosi na kvalitet tenderske dokumentacije, sprovedenog postupka ocjene tendera i kvaliteta ugovornih dosijea.
85. Ex-post control Ex post kontrola (naknadna kontrola) predstavlja sistem kontrole za projekte finansirane od strane Evropske unije, u kojem nije potrebno prethodno odobrenje Evropske komisije, da bi se implementirale pojedine faze projekata. Evropska komisija naknadno sprovodi kontrolu, na osnovu slučajanog uzorka projekata.
86. Explanatory note Pojašnjenje predstavlja sažetak pripremljen od strane ugovornog tijela koji se prilaže kao prva stranica ugovora ili dokumentacije dodatka ugovoru, koji objašnjava čitaocu svrhu i pozadinu ugovora ili dodatka ugovoru.
87. External audit Spoljna revizija podrazumijeva reviziju jedne organizacije, lica, programa ili ugovora, koje sprovodi spoljna organizacija nezavisna u odnosu na tu organizaciju, lice, program ili ugovor. Naime, spoljnu reviziju može raditi neka nezavisna revizorska kuća ili javna organizacija (npr. Evropski revizorski sud). Što se tiče IPA-e, spoljnu reviziju može vršiti Revizorsko tijelo (Audit authority) i/ili Državna revizorska institucija. Kada je u pitanju procjena uspostavljenog sistema za decentralizovano upravljanja (ispunjene faza Mape puta za uspostavjanje decentralizovanog upravljanja), reviziju sprovodi nezavisna revizorska kuća.
F
88. Feasibility analysis Analiza (studija) izvodljivosti podrazumijeva analizu izvodljivosti mogućih projekata koji se bave određenim problemom, a da rezultat analize bude pronalaženje najboljeg rješenja.
89. Final Acceptance of goods/works Konačno prihvatanje robe/preuzimanje radova je dokument koji se izdaje kao potvrda o završetku radova ili nabavci robe. Kod ugovora o radovima, nakon završetka radova, postoji period otklanjanja nedostataka ili garantni rok, tokom kojeg je ugovarač dužan da obezbijedi ispravljanje bilo kakve greške ili nedostatka, nastale u toku realizacije ugovora o radovima. Nakon isteka perioda održavanja, nadzor vrši konačno prihvatanje izvršenja radova, čime će se ugovor smatrati završenim u potpunosti. Kod ugovora o nabavci robe, tek nakon što se ustanovi da je isporučena roba nova, nekorišćena, odgovarajućeg modela i da je u skladu sa odredbama ugovora, izdaje se potvrda o konačnom prihvatanju izvršenja posla, čime se i ugovarač oslobađa garancije za dobro izvršenje posla.
90. Financial management and control system Sistem finansijskog upravljanja i kontrole (FMC) predstavlja jedan od elemenata sistema unutrašnje finansijske kontrole javnog sektora (PIFC) neophodnog za dobro upravljanje javnim sredstvima, nezavisno od toga iz kojih izvora potiču. Primarni cilj FMC-a je da obezbijedi: uspješno ispunjavanje ciljeva i zadataka institucije; sigurnost, pouzdanost, pravovremenost i cjelovitost informacija, a posebno finansijskih informacija; usklađenost poslovanja sa zakonima, propisima, politikama, planovima i procedurama; zaštitu imovine; ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje resursa.
91. Financial offer Finansijska ponuda je dio ponude za tender koji sadrži sve finansijske elemente ponude, uključujući sažetak budžeta i pregled cijena po stavkama, odnosno raspored trošenja sredstava prema zahtjevima navedenim u tenderskoj dokumentaciji. Finansijske ponude se pregledaju nakon ocjenjivanja tehničkog dijela ponuda. Ukoliko je tenderska procedura podijeljena u lotove, finansijske ponude se upoređuju za svaki lot pojedinačno.
92. Final programme implementation report Završni izvještaj o implementaciji programa se podnosi na kraju projekta i treba da sumira sve aktivnosti za vrijeme trajanja ugovora. Treba da opiše postignute rezultate i da prikaže poređenja koja su ostvarena u inicijalnim odredbama ugovora. Završni izvještaj uključuje u svojim prilozima sve više relevantnih dokumenata nastalih u toku projekta.
93. Financing agreement (FA) Finansijski sporazum je pravno obavezujući akt koji potpisuje Evropska komisija i zemlja korisnica, i predstavlja godišnji ili višegodišnji sporazum kojim se određena sredstva, namijenjena instrumentom, odobravaju državi u cilju sprovođenja nekog programa ili aktivnosti.
94. Financial guarantee Finansijska garancija je finansijski instrument čija je svrha da omogući alternativnu naplatu potraživanja ukoliko dužnik ne bude u stanju da izmiri svoje obaveze. Pod garancijom se podrazumijeva pismena isprava kojom se garant obavezuje da će izvršiti plaćanje umjesto dužnika, ako dužnik to ne učini u ugovorenom roku. Finansijske garancije se izdaju kreditoru od strane drugih finansijskih institucija koje na ime izdavanja garancije zaračunavaju određena sredstva.
95. Financial year Finansijska godina je kalendarska godina, tj. obuhvata period od 15. januara do 31.decembra.
96. Financial perspective Finansijska perspektiva predstavlja planski dokument srednjoročnih budžetskih prioriteta EU za određeni period (obično 5 do 7 godina) i uslov je za obezbjeđivanje sredstava neophodnih za sprovođenje zajedničkih politika, unaprijeđenje efikasnosti zajedničkog tržišta itd. Finansijska perspektiva utvrđuje se na osnovu međuinstitucionalnog sporazuma Savjeta ministara, Evropskog parlamenta i Evropske komisije, a označava maksimalne iznose i strukturu rashoda. Finansijska perspektiva ažurira se na godišnjem nivou, kako bi se u obzir uzele cijene i rast BDP-a u Evropskoj uniji. Ovaj višegodišnji finansijski okvir ima za cilj da osigura da se troškovi kreću u okviru predviđenog iznosa, podsjećajući Uniju na ograničenost vlastitih izvora finansiranja. Tekuća finansijska perspektiva obuhvata period od 2007. do 2013. godine, a sljedeća će obuhvatati narednih 7 godina, tj. period od 2014. do 2020. godine.
97. Forecast of payment applications Plan zahtjeva za plaćanje – do 28. februara svake godine, zemlja korisnica šalje Komisiji prognozu svojih predviđenih zahtjeva za plaćanje za tekuću, kao i za narednu, finansijsku godinu i to za svaku IPA komponentu ili program.
98. Fraud Prevara je namjerno počinjena nepravilnost. Na nivou EU prevarama se bavi Kancelarija Evropske komisije za borbu protiv prevara (OLAF).
99. Framework agreement Okvirni sporazum je sporazum koji su zaključile Komisija i zemlja korisnica, a kojim se utvrđuju principi njihove saradnje. On ima snagu međunarodnog ugovora i prema tome ima prednost nad nacionalnim zakonodavstvom i predstavlja osnovu odnosa izmedju Evropske unije i zemlje korisnice pretpristupne pomoći EU.
100. Framework contracts Okvirni ugovori – su podvrsta ugovora o uslugama, čija je vrijednost veća od 20.000,00 €, a manja od 300.000,00 €.
G
101. Gap Assessment Report Izještaj o procjeni nedostataka je rezultat faze 1 Mape puta za uspostavljanje decentralizovanog upravljanja (Procjena stanja). U Izvještaju o procjeni nedostataka su identifikovane sve neusklađenosti, odnosno nedovoljno dobro uspostavljene procedure i institucije, kao i preporuke koje aktivnosti treba preduzeti, kako bi se utvrđeni nedostaci otklonili.
102. General conditions of contract Opšti uslovi ugovora – Opšti uslovi ugovora su ugovorne odredbe o administrativnim, finansijskim, pravnim i tehničkim klauzulama, na osnovu kojih se određuje način izvršenja konkretnog ugovora. Opšti uslovi ugovora definisani su za svaku vrstu ugovora ponaosob (npr. Za ugovore o radovima, ugovore o nabavci robe isl.).
103. Grants Donacije (grantovi) predstavljaju direktan finansijski doprinos iz EU sredstava, koji je dat korisniku za sprovođenje određene aktivnosti, u cilju:

· ostvarenju nekog cilja iz politike Evropske unije; ili

· Funkcionisanja (poslovanja) nekog organa koji teži ostvarenju takvog cilja (npr. Evropski organ koji se bavi obrazovanjem, obukom, informisanjem ili istraživanjem u oblasti politike EU).

104. Grant Application Prijava za bespovratna sredstva je predlog projekta i standardni prijavni formular, kao odgovor na poziv EK za prijavu projekata.
105. Grant Beneficiary Korisnik donacije je institucija/organizacija koja je potpisnik ugovora o dodjeli donacije. To mogu biti subjekti koji djeluju u području obrazovanja, usavršavanja, informisanja, inovacija ili istraživanja i studija evropskih politika, bilo kojih aktivnosti koje doprinose promovisanju građanstva ili ljudskih prava. Korisnik donacije (bespovratnih sredstava) odgovoran je za sprovođenje projekata i zadržava vlasništvo nad ostvarenim rezultatima.
106. Grant Contract Award Notice Obavještenje o dodjeli ugovora o donacijama je obavještenje o dodjeli ugovora u okviru datog Poziva za dostavljanje predloga projekata, koje priprema i objavljuje Ugovorno tijelo. Ugovorno tijelo šalje obavještenje Evropskoj komisiji, koja objavljuje rezultate Poziva za dostavljanje predloga na svojim internet stranicama (EuropeAid).
107. Guidelines for Applicants Uputstvo za potencijalne aplikante je dokument koji se objavljuje istovremeno sa pozivom za dostavljanje predloga projekta i sadrži detalje o kriterijumima koji se moraju ispuniti kao i savjete o tome kako popuniti prijavni obrazac. Dokumenta koja moraju da popune oni koji se prijavljuju (npr. prijavni obrazac) su data u aneksu samog Uputstva.
H
108. Head of the Operating Structure (HOS) Rukovodilac Operativne strukture je lice odgovorno za cjelokupnu koordinaciju i efikasno funkcionisanje Operativne strukture.
109. Human Resources Development (IPA komponenta IV) Razvoj ljudskih resursa, IV IPA komponenta, usmjerena je na podsticanje zapošljavanja, obrazovanja i usavršavanja, te socijalno uključivanje, tj. socijalnu inkluziju. Ona doprinosi jačanju privredne i društvene kohezije i predstavlja pripremnu fazu zemalja kandidata za članstvo u EU za korišćenje Strukturnih fondova i Kohezionog fonda, koji će im biti dostupni nakon ulaska u EU.
I
110. Implementation period Period implementacije je četvrta i posljednja faza u sprovođenju jednog projekta. Za ovaj period je karakteristično da se sprovode u djelo ciljevi koji su identifikovani u fazi programiranja i identifikacije projekta i prati se njegov napredak, o čemu se podnose izvještaji. Tokom ove faze vrše se i revizije sprovedenih aktivnosti u okviru datog projekta.
111. Implementing Agency/Body Implementaciona agencija/tijelo – Operativna struktura za IPA komponentu ili program sastoji se od jedne ili više Implementacionih agencija/tijela. Naime, Implementacione agencije/tijela osnivaju se u okviru državne administracije ili su pod njenom direktnom kontrolom, a neki od zadataka Implementacione agencije/tijela su: sprovođenje tenderskih procedura, ugovaranje i plaćanje, izvještavanje u vezi projekata u okviru određene IPA komponente i sl.
112. Implementing Agreement Implementacioni sporazum formalno definiše odgovornosti i funkcije ključnih aktera (NAO-a i Operativne strukture) u procesu decentralizovanog upravljanja IPA sredstvima. U zavisnosti od IPA komponenti i sastava Operativne strukture, Implementacioni sporazum se potpisuje između različitih aktera.
113. Inception report Izvještaj o zatečenom stanju je izvještaj koji se sastavlja na kraju razdoblja utvrđivanja zatečenog stanja, njime se ažurira sam projekat i/ili opis posla i utvrđuje plan rada za ostatak projekta.
114. Incidental expenditure Nepredviđeni troškovi su specifični troškovi koji se mogu javiti tokom implementacije projekta. Njihov iznos zavisi od statusa procesa projektovanja, nabavke i izgradnje i složenosti različitih djelova projekta, ali ne može biti veći od 7% ukupne vrijednosti ugovora.
115. Income statement Bilans uspjeha je finansijski izvještaj u kome se prikazuju prihodi i rashodi privrednog društva sa ciljem utvrđivanja rezultata poslovanja (ostvarene dobiti ili gubitka) u određenom vremenskom periodu.
117. Indicator Indikator se koristi kao mjera za ostvarenje cilja i / ili konkretnog rezultata ostvarenog kroz sprovođenje aktivnosti. Definiše se kao pokazatelj uspješnosti cilja koji treba ostvariti, mobilisanih sredstava, postignutog efekta, mjere kvaliteta ili promjenljive povezanosti.
118. Ineligible costs Neprihvatljivi troškovi su oni troškovi koji se ne mogu uključiti u budžet projekta. To su troškovi koji nijesu vezani za sprovođenje projekta tj. za aktivnosti, a uključuju poreze na dodatu vrijednost, carinske i uvozne dažbine, ili neke druge dažbine, kupovinu, izdavanje ili uzimanje na lizing zemljišta i postojećih objekata, novčane kazne, finansijske penale i troškove sudskog postupka, polovnu opremu, kursne razlike, doprinose u naturi itd. Neki od pomenutih troškova, u izuzetnim situacijama, mogu postati i prihvatljivi, ukoliko za to postoji dobro opravdanje.
119. Interim payments Periodična plaćanja (kojih može biti više u toku projekta), predstavljaju model izvršenja plaćanja ugovaraču/krajnjem korisniku, u toku implementacije projekta. Naime, u zavisnosti od vrste ugovora, njegove dužine i sl, određuje se visina i dinamika periodičnih plaćanja, što je definisano samim ugovorom. Periodična plaćanja se temelje na pratećoj dokumentaciji, koja omogućava provjeru finansijske implementacije aktivnosti u skladu sa odredbama ugovora.
120. Internal audit Unutrašnja revizija je nezavisna, objektivna provjera i savjetodavna aktivnost, osmišljena da poveća vrijednost i poboljša rad organizacije. Ona pomaže organizaciji da postigne svoje ciljeve svojim sistematskim, disciplinovanim pristupom u ocjenjivanju i poboljšanju efektivnosti u upravljanju rizikom, kontroli i upravljačkim procesima.
121. International open tender procedure Otvoreni međunarodni tenderski postupak je postupak gdje sva fizička ili pravna lica, koja se žele prijaviti na tender, na lični zahtjev dobijaju tendersku dokumentaciju. Nakon pregleda primljenih ponuda, ugovor se dodjeljuje na osnovu postupka izbora (npr. utvrđivanje prihvatljivosti i finansijskih, ekonomskih, tehničkih i stručnih kapaciteta ponuđača) i postupka nabavke (npr. upoređivanje ponuda). Razlika u odnosu na otvoreni lokalni tenderski postupak je u načinu objavljivanja. Naime, otvoreni međunarodni tenderski postupak mora biti objavljen i u Službenom listu i na internet stranici EK.
122. International restricted tender procedure Ograničeni međunarodni tendreski postupak – Poziv za javno nadmetanje je ograničen kada svi ekonomski subjekti mogu tražiti učestvovanje u tenderskom postupku, ali samo kvalifikovani kandidati koji zadovoljavaju kvalifikacione kriterijume mogu dostaviti ponudu. Kvalifikovani kandidati su oni kandidati koji su ušli u uži izbor.
123. Invitation to tenderers Poziv ponuđačima je pismo koje se šalje kandidatima koji su ušli u uži izbor pozivajući ih da dostave svoje ponude. Isključivo se primjenjuje kod restriktivne procedure i procedure konkurentskog pregovaranja.
124. Instructions to tenderers Uputstvo za ponuđače definiše pravila učešća na tenderu i pruža administrativne informacije, uključujući spisak traženih administrativnih i finansijskih referenci koje su dio kriterijuma za odabir i dodjelu ugovora. Predstavlja dio tenderske dokumentacije odnosno tenderskog dosijea koji mora sadržati sve podatke koje bi kandidati koji dostavljaju ponude trebali znati (procedure koje treba poštovati, dokumenta koja treba dostaviti, slučajeve neusklađenosti, kriterijume dodjele).
125. Instrument for pre-accession assistance(IPA) Instrument za pretpristupnu pomoć- IPA je finansijski instrument EU za države kandidate i potencijalne kandidate. IPA je dostupna državama u okviru tekuće finansijske perspektive 2007-2013, a njen cilj je da pomogne državama kandidatima i potencijalnim kandidatima na putu ka sticanju punopravnog članstva u EU.
126. IPA Implementing Regulation (IPA IR) Uredba o sprovođenju IPA sadrži detaljna pravila o sprovođenju IPA-e, i kao takva predstavlja osnovni dokument na kome se bazira upravljanje i sprovođenja IPA-e.
127. IPA Monitoring Commettee IPA Odbor za monitoring je nadležan za nadgledanje sprovođenja IPA-e u zemlji korisnici i obezbjeđuje koherentno i koordinisano pružanje podrške EU između komponenti. On kontroliše napredak programa i projekata i predstavlja ga u izvještajima (Godišnji izveštaji o IPA i Završni izveštaj o IPA) koje redovno priprema Nacionalni IPA koordinator (NIPAK), a koje Odbor mora da odobri.
128. Irregularities Nepravilnosti predstavljaju svako kršenje odredbe ugovora ili pravila koja su na snazi, nastalih kao rezultat čina ili propusta koji imaju, ili bi mogli da imaju uticaj na budžet Evropske unije u vidu naplate neopravdane stavke iz budžeta. Za razliku od prevare, nepravilnost je nenamjerno počinjena greška od strane korisnika sredstava ili od tijela nadležnog za isplatu istih.
J
129. Job description Opis posla je dokument koji definiše zadatke, obaveze, potrebne kvalifikacije i odgovornosti zaposlenih u IPA tijelima.
130. Joint Monitoring Committee Zajednički odbor za monitoring osniva se za sve programe koji se finansiraju u okviru IPA Komponente II. Zajednički odbori za monitoring su „zajednički“ zato što im prisustvuju predstavnici obje ili svih država koje učestvuju u određenom programu prekogranične saradnje ili programu transnacionalne saradnje. U slučaju prekograničnog programa sprovedenog prema prelaznim dogovorima, za zemlje korisnike gdje je pomoć sprovedena na decentralizovanoj osnovi, zajedničko tijelo za monitoring ispunjava ulogu sektorskog tijela za praćenje. Odnosno, uvjerava u efikasnost i kvalitet sprovođenja relevantnih programa i djelatnosti.
131. Joint Technical Secretariat Zajednički tehnički sekretarijat – U cilju implementacije programa prekogranične saradnje, države učesnice moraju uspostaviti niz zajedničkih i nacionalnih tijela. U skladu sa tim, Upravljačko tijelo programa osniva Zajednički tehnički sekretarijat (Joint technical Secretariat – JTS), koji mu pomaže u radu.Takođe, JTS pruža pomoć Zajedničkom odboru za monitoring i ima za zadatak koordinaciju aktivnosti na transnacionalnom nivou, uspostavljanje i održavanje kontakata sa projektnim aktivnostima, čuvanje dokumenata, uspostavljanje i implementaciju komunikacionog plana itd.
K
132. Key expert Ključni ekspert je lice koje je prilikom definisanja projekta i njegovih aktivnosti zaduženo za njihovu implementaciju i za sprovođenje samog projekta.
133. Kick off meeting Početni sastanak je prvi sastanak projektnih partnera ili projektnog tima, kojim se uspostavljaju osnove za efikasno i efektivno sprovođenje projekta. Početni sastanak daje mogućnost da se bolje razjasne ciljevi projekta, uloge i obaveze partnera na projektu odnosno projektnog tima, detaljnije isplaniraju projektne aktivnosti, dogovore procedure za upravljanje i komunikaciju, itd.
L
134. Local open tender procedure Otvoreni lokalni tenderski postupak podrazumijeva procedure nabavki prema PRAG pravilima, kojima tijelo za ugovaranje bira ponude konzorcijuma, privrednih društava ili lica bez prethodnog užeg izbora ili odabira. To je uobičajena procedura za nabavku robe i radove. Otvoreni lokalni tenderski postupak može biti objavljen jedino u državi korisnici.
135. Logical matrix Logička matrica je niz povezanih koncepata koji na operativan način opisuju najvažnije aspekte projekta tj. opšti cilj, svrhu projekta, očekivane rezultate i aktivnosti, pretpostavke, objektivno provjerljivi indikatori i izvori provjere. Matrica takođe uključuje troškove i sredstva. Ona daje mogućnost provjere da li je projekat dobro planiran te olakšava praćenje i evaluaciju projekta.
136. Lots Partije (lotovi) – predstavljaju tematske cijeline po kojima je podijeljena određena nabavka. Kod izvođenja građevniskih radova i nabavke robe nabavka se dijeli po srodnosti radova tj. opreme, dok se kod ugovora o pružanju usluga nabavka dijeli po srodnosti ekspertskih aktivnosti koje treba sprovesti. Ponuđač ne mora da podnese ponudu za sve partije u okviru jednog postupka nabavke, već je u obavezi da ponudi sve što čini sadržinu jedne partije.
M
137. Major project Veliki projekat se odnosi na IPA komponentu III i strukturne fondove. Definisan je kao niz radova, aktivnosti ili usluga koje imaju za cilj postizanje konačnog i nepodijeljenog zadatka precizne ekonomske ili tehničke prirode, i čiji je ukupni iznos veći od 10 miliona € kod III IPA komponente, odnosno veći od 50 miliona € kod strukturnih fondova. Granica od 10 miliona €, odnosno 50 miliona € uključuje, pored sredstava iz IPA-e, sredstva iz drugih izvora kao što su nacionalno kofinansiranje i sredstva odobrena od strane međunarodnih finansijskih institucija i sl.
138. Management verification check Provjere sistema upravljanja podrazumijevaju kontrolu uspostavljenog sistema upravljanja i kontrole, a sprovode se nad Operativnom strukturom, kao i u okviru nje.
139. Managing Authority Upravljačko tijelo je tijelo koje određuje država članica kako bi upravljalo Operativnim programima, koji su finansirani iz sredstava EU. Upravljačko tijelo vrši koordinaciju programiranja, prikupljanje informacija o monitoringu i evaluaciji programa, te izvještavanje Odbora za monitoring. Takođe, upravljačko tijelo sprovodi operativne programe i operacije definisane u okviru njih. Država članica može donijeti odluku o delegiranju poslova upravljačkog tijela tzv. posredničkim tijelima.
140. Manual of Procedures (MOP) Priručnik o procedurama opisuje pravila, procedure, odgovornosti i funkcije između i u okviru organizacija uključenih u decentralizovano upravljanje IPA sredstvima.
141. Measure Mjera je sredstvo u okviru programa pomoću koje se sprovode prioriteti u periodu od nekoliko godina, a koje omogućavaju finansiranje operacija.
142. Monitoring Monitoring je sistematična aktivnost procesa upravljanja, koja se obavlja brzo i kontinuirano tokom implementacije programa/projekta od strane zemlje korisnice EU pomoći.
143. Monitoring Committee Odbor za monitoring je tijelo formalno nadležno za kontrolu sprovođenja programa koji se finansiraju iz EU sredstava, kako u EU tako i izvan nje (npr. Programi u okviru Evropskog socijalnog fonda, programi finansirani iz IPA-e). Odbor je nadležan za praćenje napretka programa i projekata, na osnovu redovnih izvještaja koje priprema tijelo ili lice odgovorno za sprovođenje programa (npr. Tijela za upravljanje u slučaju programa iz Strukturnih fondova, rukovodioci Operativnih struktura za IPA) i po potrebi formulišu preporuke za izmjenu programa.
144. Multi Annual Indicative Financial Framework (MIFF) Višegodišnji indikativni finansijski okvir je dokument koji prikazuje trogodišnju alokaciju finansijskih IPA sredstava, prema pojedinoj komponenti, koju Evropska komisija dodjeljuje zemlji korisnici.
145. Multi Annual Indicative Planning Document (MIPD) Višegodišnji indikativni planski dokument je dokument koji definiše prioritete po pojedinim oblastima, kao i finasiranje utvrđenih prioriteta tokom 3 budžetske godine i zasniva se na Evropskom partnerstvu, MIFF-u i nacionalnoj razvojnoj strategiji.
N
146. National Authorising Officer (NAO) Nacionalni službenik za ovjeravanje je službenik, u okviru decentralizovanog upravljanja, zadužen za dobro finansijsko upravljanje, odnosno za efektivno funkcionisanja sistema upravljanja i kontrole, u ovom sistemu.
147. National Contact Point – beneficiary country Nacionalni tvining koordinator zemlje korisnice – Svaka država korisnica tvining ugovora dužna je da imenuje nacionalnog tvining koordinatora. Njegova uloga ogleda se u koordinaciji svih tvining aktivnosti, kao i riješavanju mogućih horizontalnih i administrativnih problema u državi korisnici tvining ugovora.
148. National Contact Point – member state country Nacionalni tvining koordinator zemlje članice ima ulogu promocije, razvoja i koordinacije tvining aktivnosti.
149. National IPA Coordinator (NIPAC) Nacionalni IPA kordinator je lice nadležno za programiranje i monitoring IPA programa na nacionalnom nivou, kao i za komunikaciju države korisnice i Evropske Komisije
150. Negotiated procedure Pregovaračka procedura je tenderski postupak koji se može primjeniti u slučaju izrazito složenih ugovora, kada Ugovorno tijelo smatra da direktna primjena otvorenog postupka ili postojećih sporazuma koji uređuju ograničeni postupak neće omogućiti dodjeljivanje ugovora ponuđaču koji ima ekonomski najpovoljniju ponudu. Ugovor se smatra „izrazito složenim“ kada Ugovorno tijelo ne može objektivno definisati tehnička sredstva koja bi zadovoljila potrebe ili ciljeve ili kada ne može odrediti pravne i finansijske specifikacije projekta.
151. Notification Letter Pismo obavještenja – Prije nego što istekne razdoblje valjanosti ponuda, na osnovu odobrenog izvještaja o ocjenjivanju, Ugovorno tijelo napismeno obavještava uspješnog ponuđača da je njegova ponuda prihvaćena i skreće pažnju na bilo kakve očite aritmetičke greške koje su ispravljene tokom postupka ocjenjivanja.
O
152. On the spot checks Provjere na licu mjesta su dio procesa verifikacije troškova od strane korisnika. Ove provjere se izvršavaju na lokaciji projekta od strane ovlašćenog službenika, kako bi se osigurala kontrola zakonitosti i realnosti troškova.

Provjere na licu mjesta se odnose na provjere:

– Poslovnih knjiga i dokumenata kao što su računi, obračuni plata, izjave o korišćenom materijalu i obavljenom poslu, kao i provjere bankovnih izvoda kojima raspolažu korisnici projekata;

– Kompjuterskih podataka;

– Vrste i količine robe ili izvršenih aktivnosti;

– Uzimanje uzoraka i njihova provjera;

– Napredak radova i investicije za koje je osigurano finansiranje, te korišćenje završenih investicija;

– Računovodstvenih i knjigovodstvenih knjiga.

153. Operation Operacija predstavlja projekat, ugovor, djelovanje ili grupu projekata odabranih od strane upravljačkog tijela u predmetnom programu, ili pod njegovom nadležnošću, koji doprinose ciljevima jednog ili više prioriteta na koje se odnosi. U kontekstu finansijskih instrumenata, operacija se sastoji od finansijskih doprinosa iz programa s finansijskim instrumentima i naknadne finansijske pomoći od navedenih finansijskih instrumenata.
154. Operation Identification sheet Obrazac za identifikaciju operacija je dokument koji se pravi na osnovu Operativnog programa, a definiše detaljne planove u pogledu ugovaranja i implementacije određene mjere/prioriteta definisane Operativnim programom. Drugim riječima, OIS pretače OP u praktične akcije.
155. Operational Agreements Operativni sporazum je sporazum koje se potpisuje između rukovodioca Operativne strukture s jedne strane i rukovodioca pojedinačnih tijela u okviru iste Operativne strukture. Operativni sporazum definiše detaljne obaveze i nadležnosti koje treba da realizuju različita tijela u okviru Operativne strukture.
156. Operational Programme Operativni program je godišnji ili višegodišnji dokument kojim se, uz pomoć strateškog pristupa, definišu prioritetne oblasti i način njihove realizacije. Kroz pripremu Operativnih programa, država korisnica IPA sredstava priprema se za korišćenje Strukturnih fondova.
157. Operating Structure Operativna struktura predstavlja tijelo ili grupu tijela u okviru državne uprave države korisnice i sastavni su dio sistema za upravljanje i kontrolu IPA programa. Operativna struktura obavlja aktivnosti programiranja i sprovođenja IPA programa,
P
158. Payment claim /Invoice Zahtjev za plaćanje/faktura je dokument koji izvođač radova/ugovorač dostavlja Ugovornom tijelu u cilju izvršenja plaćanja, a kojim se specifikuju kvantitativno i kvalitativno predate ili isporučene stvari ili pružene usluge.
159. Payment order (CFCU → Treasury sector) Nalog za plaćanje je bezgotovinski instrument platnog prometa pomoću koga se, radi plaćanja izvjesnih novčanih obaveza, vrši prenos sredstava sa računa nalogodavca na račun korisnika.

Sistem plaćanja za IPA sredstva je uspostavljen u skladu sa EU i nacionalnim zakonodavstvom i u skladu sa tim pravilima realizacija plaćanja prema ugovaraču sprovešće se nakon što rukovodilac Ugovornog tijela odobri plaćanje fakture ugovarača. Ugovorno tijelo će, nakon odobrenja od strane rukovodioca, uputiti zahtjev Nacionalnom fondu za obezbjeđenje potrebnih EU sredstava. Nakon obezbjeđenja, sredstva po osnovu zahtjeva za plaćanje, sa računa državnog trezora vrši se plaćanje ugovaraču.

160. Performance guarantee Garancija za dobro izvršenje posla je poslovni sporazum između izvođača i klijenta da izvođač izvrši sve svoje obaveze iz ugovora. Može da sadrži i klauzulu kojom štiti klijenta u slučaju neizvršenja izvođačevih obaveza. Ona se aktivira ako posao nije dobro obavljen.
161. Practical Guide to Contract procedures for EU external actions (PRAG) Praktični vodič za procedure sklapanja ugovora za spoljne aktivnosti Evropske unije (PRAG) je dokument koji objašnjava postupke ugovaranja koji se primjenjuju na sve ugovore EU za pružanje eksterne pomoći i ugovore koji se finansiraju iz sredstava EU. Zato se PRAG mora poštovati u postupcima ugovaranja za sredstva iz IPA fondova. Postoje stroga pravila koja određuju način na koji se ugovori dodjeljuju. Ona pomažu da se osigura da odgovarajući kvalifikovani izvođači budu izabrani bez predrasuda i da se dobije najveća moguća vrijednost za novac, uz potpunu transparentnost u cilju adekvatne upotrebe javnih sredstava.
162. Pre-financing guarantee Garancija za avans – je bankarska garacija koju je ugovarač obavezan da dostavi zajedno za zahtjevom za uplatu avansa. Garancija se obićno određuje za puni iznos avansa, a obaveza dostavljanja ove garancije zavisi od vrste i vrijednosti ugovora, vrijednosti avansa, dužine trajanja ugovara i sl.
163. Pre-financing payment Avans (predfinansiranje) je prvo plaćanje nakon početka implementacije ugovora. Visina avansa zavisi od vrste i dužine trajanja ugovora.
164. Procurement plan Plan javnih nabavki je plan kojim se organizuju, koordinišu i prate aktivnosti javnih nabavki.
165. Procurement procedure Procedura nabavke – Ovaj pojam se odnosi na nabavku usluga, robe i radova, počev od objavljivanja obavještenja o nabavci (za restriktivnu i otvorenu tendersku proceduru), poziva za dostavljanje ponuda (konkurentni postupak sa pregovaranjem) ili zahtjeva za dostavljanje ponude (procedura sa jednim ponuđačem) sve do dodjele ugovora.
166. Programme Program – U kontekstu IPA-e, ovaj pojam označava dokument koji propisuje ciljeve, rezultate, projekte (IPA komponenta I) ili ose prioriteta i mjere (IPA komponente II, III, IV i V), kao i budžet u okviru kojeg će ti prioriteti/projekti biti finansirani.
167. Programme Authorising Officer (PAO) Službenik za ovjeravanje programa je službenik koji rukovodi Ugovornim tijelom i odgovoran je za njegovo poslovanje kao i za zdravo upravljanje projektima. Treba istaći da je, u kontektu IPA komponenti, uloga PAO predviđena u samo u okviru IPA komponente I.
168. Programming Programiranje je postupak raspodjele sredstava EU, koji sprovodi zemlja korisnica u saradnji sa Evropskom komisijom. Raspodjela se vrši prema razvojnim prioritetima i može imati godišnji i višegodišnji karakter. Godišnje programiranje karakteristično je za I IPA komponentu (2007-2013) koja je na ovaj način kreirana do 2011 godine, kada je odlučeno da se višegodišnje programiranje uvede i u ovu komponentu. Višegodišnje programiranje podrazumijeva izradu operativnih programa za period od 3 do 7 godina.
169. Progress report Izvještaj o napretku je izvještaj u procesu evropskih integracija kojeg na godišnjem nivou usvaja Evropska komisija i sadrži procjenu dostignutog i presjek stanja države na koju se odnosi. Dio je paketa dokumenata kojeg Evropska komisija usvaja svake godine.
170. Project Projekat je niz aktivnosti koje se vrše radi ispunjenja jasno određenih ciljeva u okviru definisanog vremenskog perioda i budžeta.
171. Project fiche Opis projekta je dokument kojim se definiše opravdanost projekta, korisnici projekta, ciljevi, te odnosi sa drugim projektima ili donatorima, glavne aktivnosti projekta, budžet, kao i način njegovog sprovođenja i trajanje.
172. Project Implementation Unit (PIU) Jedinica za implementaciju projekata je sastavni dio Operativne strukture za IPA komponentu I. Jedinice za implementaciju projekata formiraju se u okviru resornog ministarstva, sa zadatkom tehničke implementacije projekata finasiranih iz EU sredstava. Na njihovom čelu obično se nalazi SPO.
173. Project Management Cycle Upravljanje projektnim ciklusom je jedinstven proces upravljanja projektom, od njegovog definisanja do završetka. Naime, postoji 6 faza upravljanja projektnim ciklusom, i to: programiranje, identifikovanje, formulisanje, sprovođenje (uključujući nabavku/dodjelu bespovratne pomoći, isplatu i praćenje), evaluacija i revizija, i sve one sačinjavaju „projektni ciklus”.
174. Project proposal Predlog projekta predstavlja jedan potpuni (kompletni) pisani “plan” za projekat ili ideju koja se predlaže da se finansira. Radi se u sklopu standardnog obrasca prijave kao odgovor na poziv za dostavljanje predloga projekata EU. Osnovni elementi koje mora da ima pisani predlog projekta su: opis problema, cilj i zadatke, akivnosti, evaluacioni plan i budžet.
175. Project Steering Committee Upravni odbor projekta je odbor koji je zadužen za praćenje implementacije projekta. Treba da bude uspostavljen i sastavljen od predstavnika korisničke institucije, ugovornog tijela, DEU i ugovarača u cilju obezbjeđivanja efikasnog praćenja implementacije projekta, naročito u slučaju ugovora o uslugama. Njegova uloga je da pregleda i razmatra napredak i učinak projekta, donosi strateške odluke o aktivnostima projekta, uključujući sve potrebne promjene u ciljevima, budžetu ili upravljanju.
176. Provisional acceptance of goods/works Privremeno prihvatanje robe/preuzimanje radova je potvrda da je izvršena isporuka (i instalacija, ako je ugovoreno) robe, odnosno sprovedeni su radovi u skladu sa ugovorom. U slučaju djelimičnog preliminarnog prihvatanja, tj. djelimične isporuke robe ili izvršenja radova, izvršiće se i djelimično plaćanje od strane Ugovornog tijela. Ugovor o nabavci robe/radova će se smatrati izvršenim tek nakon isteka garancije za dobro izvršenje posla i izdavanja potvrde o konačnom prihvatanju robe/radova.
177. Public Internal Financial Controls (PIFC) Unutrašnje finansijske kontrole javnog sektora jeste pojam razvijen od strane Evropske komisije, sa ciljem osiguranja da se javnim sredstvima dobro upravlja (pri čemu se pod javnim sredstvima podrazumijevaju i nacionalna sredstva i sredstva iz Evropskih fondova). PIFC je, dakle, sistem finansijske kontrole koji interno sprovodi Vlada određene države, putem nekog tijela u okviru državne administracije, sa ciljem da sistem finansijskog upravljanja i kontrole njenih budžetskih korisnika bude u skladu sa relevantnim zakonima, opisima budžeta i principima dobrog finansijskog upravljanja, transparentnosti, efikasnosti, efektivnosti i ekonomičnosti. U okviru PIFC sistema postoje tri stuba:

  • Finansijsko upravljanje i kontrola
  • Unutrašnja revizija
  • Centralna jedinica za harmonizaciju (posebna organizaciona jedinica koja razvija i usmjerava PIFC proces).
178. Public procurement Javne nabavke predstavljaju proces koji rezultira dodjelom ugovora o javnoj nabavci u skladu s načelima transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog tretmana i nediskriminacije. Javni ugovori su ugovori od finansijskog interesa, finansiraju se u cijelosti ili djelimično iz budžeta Unije, a sklopljeni su u pisanom obliku između jednog ili više ekonomskih subjekata i jednog ili više ugovornih tijela, ima za cilj izvođenje radova, nabavku proizvoda ili pružanje usluga.
179. Publicity and visibility Javnost i vidljivost

Načelo javnosti podrazumijeva transparentnost pri sprovođenju EU programa i projekata, kako bi što šira javnost bila upoznata sa EU aktivnostima u zemlji. Javnost naročito dolazi do izražaja u pogledu objavljivanju poziva za dostavljanje projekata i poziva za dostavljanje ponuda. Ovo načelo podrazumijeva najšire moguće objavljivanje informacija na internet stranicama korisničke institucije, ugovornog tijela, ukoliko je relevantno i na stranici Evropske komisije – EuropeAid i, u štampanima medijima.

Načelo vidljivosti se odnosi na obavezu svih EU partnera, bez obzira da li su to ugovarači, korisnici donacija ili tijela koja upravljaju fondovima Evropske unije, da obezbijede vidljivost EU finansiranja. Ova vidljivost se najčešće obezbijeđuje tako što će se organizovati konferencije za stampu, i drugi javni događaji, kao i istaći određeni znak (tabla, etiketa,..), koji će ukazivati na finansiranje od strane EU.

Q
R
180. Recovery of IPA funds Povraćaj IPA sredstava – Tokom realizacije projekta, može doći do isplate sredstava za koja će se kasnije utvrditi da se ne mogu smatrati prihvatljivim troškovima konkretnog projekta ili je moguće ugovaraču isplatiti iznos sredstava koji je definisan samim ugovorom, ali da se po završetku implementacije istog utvrdi da ugovarač za realizaciju ugovora nije utrošio cjelokupni iznos koji mu je bio namijenjen. Zbog toga je neophodno izvršiti povraćaj sredstava od ugovarača/krajnjeg korisnika, odnosno povraćaj sredstava Evropskoj komisiji.
181. Recruitment plan Plan zapošljavanja IPA tijela je plan kojim se utvrđuje trenutni status upražnjenih radnih mjesta, broj potrebnih radnika za dugoročni angažman u periodu za koji je Plan napravljen, a prema analizi opterećenosti poslom (WLA). Plan zapošljavanja proističe iz godišnjeg plana rada i analize opterećenosti poslom (WLA), ukoliko je pomenutim dokumentima utvrđeno da je neophodno zaposliti dodatni kadar u cilju adekvatnog obavljanja zadataka u određenom tijelu.
182. Regional Development Regionalni razvoj (regionalna politika) u širem kontekstu predstvalja politiku Evropske unije koja ima za cilj smanjenje razlika u razvijenosti pojedinig područja. Regionalna politika se još naziva i kohezionom politikom.

Takođe, regionalni razvoj se odnosi na posmatranje zemalja kandidata i potencijalnih kandidata kroz prizmu regiona, a ne pojedinačno.

U okviru IPA instrumenta pojam regionalnog razvoja se odnosi na III IPA komponentu. Ova komponenta je usmjerena na infrastrukturne projekte u sektoru zaštite životne sredine, saobraćaja, kao i programe podsticanja regionalne konkurentnosti.

183. Request for Funds (NF→ EK) Zahtjev Evropskoj komisiji za prenos EU dijela sredstava na račun Nacionalnog fonda kod Centralne banke.
184. Restricted call for proposal Ograničeni poziv za dostavljanje ponuda je poziv za dostavu projektnog predlog kada svi zainteresovani kandidati mogu uzeti učešća, ali će samo oni kandidati koji su ušli u uži krug (na osnovu projektnog sažetka u skladu sa Uputstvom za aplikante) biti pozvani da dostave potpuni projektni predlog. Pozivi za dostavljanje predloga projekata su obično ograničeni, samo u izuzetnim slučajevima, mogu biti otvoreni, tj. svi vi zainteresovani kandidati mogu slobodno podnijeti prijavni obrazac za dodjelu bespovratnih sredstava, uključujući potpuni projektni predlog u skladu s objavljenim Uputstvom za aplikante.
185. Resident Twinning Adviser Dugoročni tvining savjetnik je ekspert koji je zadužen za svakodnevno praćenje sprovođenja projekta. Mora biti službenik državne administracije države članice EU, koji u državi korisnici mora provesti najmanje 12 mjeseci, ali ne više od 3 godine.
186. Risk alert form Formular za upozorenje na rizik je formular kojim se registruje i identifikuje potencijalni rizik. On sadrži sledeće podatke: identifikaciju IPA tijela, identifikaciju rizika, procjenu vjerovatnoće rizika, procjenu uticaja rizika, opis posledica i preporuke za nepredviđene postupke.
187. Risk management Upravljanje rizicima je proces utvrđivanja i analize relevantnih rizika za postizanje ciljeva subjekta, određujući prikladnu reakciju i osiguravajući postupanje s rizikom. Upravljanje rizikom podrazumijeva: identifikaciju rizika, procjenu rizika, procjenu kapaciteta organizacije za apsorpciju rizika i reakciju na rizik.
188. Roadmap to Decentralised management for IPA Mapa puta za uspostavljanje decentralizovanog upravljanja IPA-om je dokument propisan od strane Evropske komisije i predstavlja svojevrsne smjernice za zemlje kandidate/potencijalne kandidate za članstvo, dajući uputstva na koji način treba uspostaviti strukture za upravljanje IPA fondovima i kojih se pravila treba pridržavati u tom procesu.
189. Rule of nationality Pravilo nacionalnosti – U skladu sa pravilima nabavki za fondove EU izvan EU, učešće u procedurama nabavki i dodjele donacija je otvoreno samo za pravna lica registrovana u „prihvatljivim državama” tj. za one zemlje koje su dio EU i Evropskog ekonomskog prostora.
190. Rule of origin Pravilo o porijeklu je kriterijum prihvatljivosti kod ugovora o nabavci robe i izvođenju građevinskih radova. Sva roba (roba i materijali) kupljena u okviru ugovora finansiranog iz sredstava pomoći EU, mora poticati iz Evropske unije ili iz države koja zadovoljava kriterijume prihvatljivosti. Dakle, roba mora poticati iz zemalja koje koje su dio EU i Evropskog ekonomskog prostora.

Postoji mogućnost izuzeća od ovog pravila, ukoliko na pomenutoj teritoriji nije moguće naći robu koja odgovara potrebama ugovora. Dozvolu o izuzeću izdaje ugovorno tijelo.

191. Rural Development Ruralni razvoj je V IPA komponenta, koja je usmjerena na pripremne aktivnosti za sudjelovanje u zajedničkoj poljoprivrednoj politici, te ruralni razvoj. Ova komponenta prethodnik je poljoprivrednih fondova, koji su državama na raspolaganju nakon pristupanja Uniji.
S
192. Secondary procurements Sekundarne nabavke ili, preciznije, nabavke iz donacija podrazumijevaju nabavku usluga i/ili robe i/ili radova, u cilju realizacije aktivnosti iz projekta koji se finansira dodijeljenom donacijom. Ugovori dodijeljeni u sekundarnim nabavkama potpisuju se između izabranog ugovarača i korisnika donacije. Pravila nabavki iz donacija (grant ugovora) definisana su Ankesom IV ugovora o donacijama, koji je propisan PRAG-om.
193. Secretary of the Evaluation Committee Sekretar je jedan od članova komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda, bez prava glasa. Odgovoran je za obavljanje svih administrativnih zadataka povezanih s postupkom ocjenjivanja. Ti zadaci uključuju:

-podjelu i prikupljanje Izjava o nepristranosti i povjerljivosti;

-vođenje zapisnika svih sastanaka komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda, odgovarajućih evidencija i dokumenata;

-bilježenje prisutnosti na sastancima i ispunjavanje izvještaja o ocjenjivanju, te svih dodataka.

194. Sectoral Final Implementation Report Sektorski finalni izvještaj o implementaciji je izvještaj koji se podnosi EK (Evropskoj komisiji i NIPAK-u (Nacionalni IPA Kordinator) najmanje 6 mjeseci nakon krajnjeg datuma za opravdanost troškova. Isti se odnosi na cijeli period implementacije i uključiće posljednji Sektorski godišnji izvještaj. U praksi, za Sektorski finalni izvještaj će se koristiti obrazac za Sektorski godišnji izvještaj, ali će obuhvatati cjelokupan period implementacije OP-a (Operativnog programa).
195. Sectoral Monitoring Committees (SMCs) Sektorski odbor za monitoring nadležan je za nadgeldanje sprovođenja određene komponente ili programa, kao i pregled napretka programa. Sektorski odbor može da daje predloge korektivnih mjera za postizanje ciljeva programa. Ovi predlozi se podnose Evropskoj komisiji i Nacionalnom IPA koordinatoru, uz kopiju Nacionalnom službeniku za ovjeravanje.
196. Selection criteria Kvalifikacioni kriterijumi – Ugovorna tijela će sastaviti jasne i ne-diskriminatorne kvalifikacione kriterijiume za svaki postupak nabavke, bez obzira na vrijednost ugovora i vrstu postupka. Svrha je procijeniti ima li kandidat/ponuđač dovoljne finansijske, ekonomske, tehničke i profesionalne kapacitete da izvede ugovorne zadatke.
197. Senior Programme Officer (SPO) Visoki programski službenik (SPO) je ovlašćen da rukovodi organizacionom jedinicom utvrđenom u okviru organa državne uprave (PIU), koja je zadužena za programiranje i implementaciju projekata iz djelokruga svoje nadležnosti. Za visokog programskog službenika može biti imenovan službenik u organu državne uprave. Imenuje ga službenik nadležan za ovjeravanje programa (PAO).
198. Sensitive positions Osjetljiva radna mjesta su mjesta koja podrazumijevaju donošenje odluka o pitanjima od velike važnosti, kao npr. vezano za nepravilnosti, plaćanja, odlučujuće pozicije i sl.
199. Service contracts Ugovori o uslugama uglavnom se odnose na realizuju tehničke ili ekonomske pomoći, a realizuju se kroz ugovore o izradi studija i ugovore o tehničkoj pomoći.

Ugovori o studijama uključuju studije za definisanje i pripremu projekata, studije izvodljivosti, ekonomske i studije istraživanja tržišta, tehničke studije, ocjenjivanja i revizije. Ugovori o tehničkoj pomoći koriste se kada je pružalac usluga pozvan da izvrši savjetodavnu ulogu, da rukovodi ili nadgleda projekat ili da obezbijedi eksperte koji su predviđeni ugovorom.

200. Short list Lista kvalifikovanih kandidata (uži izbor) – Spisak konzorcijuma, privrednih društava ili lica koja su odabrana od strane komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda za uži izbor, u okviru restriktivnog postupka nabavki. Uži izbor se objavljuje na internet stranica EK, u obliku koji propisuje PRAG.
201. Single tender procedure Postupak sa jednim ponuđačem je postupak nabavke u kome tijelo za ugovaranje dodjeljuje ugovor konzorcijumu, privrednom društvu ili licu na osnovu jedine ponude (tj. bez nadmetanja). Može se koristiti za nabavku usluga, robe i/ili radova ispod određenog graničnog iznosa, koji iznosi 20.000€.
202. Sound financial management Zdravo finansijsko upravljanje je načelo uspostavljeno prema finansijskoj uredbi, definiše se u odnosu na načela ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti.
203. Special conditions Posebni uslovi su specifične klauzule konkretnog ugovora koje ugovarač navodi kao sastavni dio ugovora a predstavljaju izmjene i dopune u odnosu na opšte uslove.
204. Stabilisation and Association Agreement Sporazum o stabilizaciji i pridruživanju je sporazum između Evropske zajednice i njenih država članica i pojedine države u procesu evropskih integracija, koji određuje okvir za političku, ekonomsku i institucionalnu saradnju u procesu pristupanja Evropskoj uniji.
205. Stakeholders Zainteresovane strane predstavljaju organizacije ili lica koja imaju interes u ili su pod uticajem programa ili projekta.U kontestu IPA, zainteresovane strane uključuju sve institucije sa sistemima za praćenje i kontrolu i tijela aktivna u oblastima na koje se program ili projekat odnose.
206. Statement of Assurance Izjava o jemstvu predstavlja formalnu potvrdu Evropskoj komisiji o efikasnosti i djelotvornosti funkcionisanja sistema upravljanja i kontrole EU sredstvima (tj.nabavke, dodjele bespovratnih sredstava, isplate). Izjave o jemstvu su zasnovane na procjeni sistema upravljanja i kontrole određenog programa. One mogu da uključe i primjer provjere transakcija koje uglavnom podrazumijevaju kontrole sprovedene od strane interne revizorske jedinice u resornim ministarstvima. Za IPA program Nacionalni službenik za odobravanje (NAO) je u obavezi da jednom godišnje dostavlja Evropskoj komisiji Izjavu o jemstvu najkasnije do 28. februara tekuće godine za prethodnu godinu, a kopiju ovog dokumenta je u obavezi da dostavi i Ovlašćenom predstavniku Vlade za akreditaciju (CAO). NAO sastavlja izjavu o jemstvu na osnovu izjava o jemstvu koje mu dostavljaju relevantna tijela Operativnih struktura.
207. Strategic Coherence Framework Strateški okvir usklađenosti je krovni strateški dokument koji reguliše prioritete u IPA komponentama III i IV. Prioriteti se detaljno razmatraju na nivou sektorskih dokumenata za sprovođenje tj. na nivou Operativnih programa. Proces elaboracije Strateškog okvira usklađenosti je veoma bitan u kontekstu pripreme za korišćenje fondova kojima EU podržava ispunjenje ciljeva Kohezione politike.
208. Substitution plan Plan zamjena odredjuje redosled zamjena kadrova u slučaju odsustva sa posla. Plan treba da se revidira svakih šest mjeseci, a odobrava ga nadležni rukovodilac IPA tijela.
209. Successful Tenderer Uspješni ponuđač je ponuđač izabran na osnovu sprovedenog postupka za otvaranje i vrednovanje ponuda.
210. Supplier Dobavljač je preduzeće, pojedinac, ili konzorcijum kome je dodijeljen ugovor o nabavci robe.
211. Supply contracts Ugovori o nabavci opreme (robe) pokrivaju kupovinu, lizing, najam ili zakup, sa ili bez mogućnosti kupovine proizvoda. Ugovor za nabavku proizvoda, te montaža i održavanje istog, takođe će se smatrati ugovorima o nabavci robe.
T
212. Technical Assistance Tehnička pomoć u kontekstu IPA ima dva značenja.

Na nivou Operativnog programa obično predstavlja osu prioriteta kojom se pruža podrška relevantnim tijelima u realizaciji Operativnog programa.

Kada je riječ o konkretnom projektu, tehnička pomoć se odnosi na rad stručnjaka, konsultanata, predavača, savjetnika, itd. koji su angažovani putem ugovora o pružanju usluga, radi transfera znanja (know-how) i vještina (skills), te razvoja i jačanja institucija. Tehničku pomoć mogu dati konsultanti dostupni na tržištu ili stručnjaci iz uprava država članica EU (twinning).

213. Technical compliance of offer Tehnička usklađenost ponude – je faza u postupku ocjene ponuda tokom koje se ocijnjuje ispunjavanje minimalnih tehničkih uslova propisanih tehničkom specifikacijom propisanom od strane ugovornog tijela.
214. Technical offer Tehnička ponuda je dio ponude koji sadrži sve ne-finansijske elemente tenderske dokumentacije, tj. sve elemente koji se traže u tenderskoj dokumentaciji osim finansijske ponude. Ponuda sa tehničkog aspekta mora da zadovoljava kriterijum stručnosti (ukoliko su u pitanju usluge), tražene karakteristike proizvoda (ukoliko je u pitanju nabavka robe) i zahtjeve traženog iskustva, opreme i znanja izvođača radova (kada su u pitanju radovi).
215. Technical specification Tehnička specifikacija je dokument koji sastavlja ugovorno tijelo, a koji naznačava zahtjeve u pogledu vrste, količine i karakteristika pojedinih proizvoda, ukoliko je riječ o nabavci robe, odnosno karakteristike radova kada je u pitanju ugovor o građevinskim radovima. Tehnička specifikacija može sadržati i metode i resurse, koje treba koristiti i/ili rezultate koji se moraju postići, da bi se smatralo das u tehnički zahtjevi ispunjeni.
216. Tender dossier Tenderski dosije predstavlja dokumentaciju koju priprema ugovorno tijelo, a sadrži uslove učešća na tenderu i obrasce prema kojima ponuđač treba da dostavi svoju ponudu.
217. Tender guarantee Tenderska garancija (garancija za ozbiljnost ponude) je garancija koja se aktivira u slučaju da ponuđač odustane od potpisivanja ugovora bez valjanog razloga.
218. Tender procedure Tenderska procedura je cjelokupni proces objavljivanja tendera, počevši od objavljivanja obaviještenja o nabavkama, do dodjele ugovora za koji je objavljen tender. Postoje različite vrste tenderskih procedura: otvorena, ograničena, lokalna, međunarodna, pregovaračka i procedura jedne ponude.
219. Tenderer Ponuđač je konzorcijum, privredno društvo ili lice koje dostavlja ponudu kao odgovor na poziv da se prijavi na tender i koji, ukoliko njegova ponuda bude prihvaćena, može postati pružaoc usluga, dobavljač ili izvođač, zavisno od prirode same javne nabavke.
220. Terms of reference Projektni zadatak je dokument koji definiše zadatke pružaoca usluga i obaveze i ciljeve koje treba postići, opisuje prirodu usluga koje će izvođač pružati, uključujući pojedinačne zadatke, neophodnu stručnost, vremenski raspored aktivnosti i sl. Projektni zadatak je najvažniji dokument kod ugovora o uslugama.
221. Total direct eligible cost Ukupni, direktni prihvatljivi troškovi su troškovi koji se direktno odnose na aktivnosti neophodne za izvršenje projekta. Za ove troškove se odobravaju sredstva, a realizovani su od strane korisnika ili njihovih partnera tokom perioda implementacije projekta. Navedeni su u ukupnom budžetu projekta, prepoznatljivi su i dostupni za provjeru i zabilježeni su na računu korisnika ili korisnikovih partnera.
222. Training Needs Analysis (TNA) Analiza potreba za obukom – Kako bi izvršavali svoje obaveze u skladu sa odgovarajućim standardom, zaposleni moraju da posjeduju određene kvalifikacije i sposobnosti. Analiza potreba za obukom je metoda za identifikovanje kvalifikacija i sposobnosti koje nedostaju zaposlenima. Ove analize predstavljaju osnovu za naknadne planove obuke i sprovođenje treninga.
221. Transition Assistance and Institution Building Podrška tranziciji i jačanju institucija je I IPA komponenta i odnosi se na podršku tranzicijskom procesu i jačanju institucionalnih kapaciteta. I IPA komponenta. Dostupna je kako državama kandidatima, tako i državama koje su potencijalni kandidati za članstvo u EU. Podrška u okviru I komponente je zamišljena kao tehnička podrška institucijama u reformskim procesima na putu integracija.
222. Twining Tvining je instrument koji predstavlja partnerstvo između države korisnice i države članice Evropske unije, putem kojeg predstavnici administracije države članice prenose svoja iskustva, znanja na administraciju države korisnice i zajedno rade na ispunjavanju unaprijed određenih ciljeva.
223. Twining Light “Laki” tvining je fleksibilno sredstvo za srednjoročne projekte, koje obezbeđuje pomoć u vidu ekspertize državnih službenika iz država članica, na period do šest mjeseci. Ovo je jedna vrsta tvining ugovora, čija ukupna vrijednost ne može biti veća od 250.000 eura.
U
V
224. VAT exception Oslobađanje od PDV-a je oslobađanje od poreza na dodatnu vrijednost koji se obračunava i plaća na isporuku dobara i pružanje usluga, u svim fazama proizvodnje i prometa dobara i usluga, kao i na uvoz dobara, osim ako zakonom nije drukčije propisano.
225. Verifications (check) Provjere su dio procesa verifikacije troškova prijavljenih od strane ugovarača/krajnjeg korisnika. One podrazumijevaju provjere nastalih troškova na licu mjesta, u skladu sa EU i nacionalnim pravilima, u cilju izvršenja plaćanja prema ugovaraču/krajnjem korisniku.
226. Verification of eligibility of expenditures Provjera prihvatljivosti troškova jedna je od aktivnosti unutrašnje kontrole, koja se koristi u svrhu izbjegavanja dvostrukog finansiranja troška od strane drugih nacionalnih programa ili programa Unije, ili drugih programskih razdoblja.
227. Verification of expenditure Provjera troškova – Kada izvođač radova ili korisnik bespovratnih sredstava vrši potraživanje od tijela za ugovaranje, neophodno je provjeriti nastale troškove. Naime, tijelo za ugovaranje provjerava da li su usluge, roba ili radovi zaista bili pruženi/realizovani u skladu sa odredbama ugovora, i da li su ispoštovana odgovarajuća pravila i procedure koje su predviđene samim ugovorom i zakonodavstvom (kako EU, tako i nacionalnim). Ove provjere podrazumevaju administrativne kontrole, tj. pregled fakture i prateće dokumentacije koju dostavlja izvođač radova ili korisnik bespovratnih sredstava (npr. mjesečni pregledi angažovanja konsultanata, izvještaji isl.). Međutim, treba istaći da su ove provjere u nekim slučajevima praćene kontrolama na licu mjesta (payment related verification checks).
W
228. Work plan Plan rada je plan kojim se utvrđuju aktivnosti i sredstva potrebna za ostvarivanje rezultata i ciljeva projekta.
229. Workload analysis (WLA) Analiza opterećenosti poslom – Kako bi jedna organizacija obezbijedila sprovođenje svojih nadležnosti, ona mora da ima odgovarajući broj zaposlenih. Analize opterećenosti poslom su metode za identifikovanje trenutnog i potrebnog broja zaposlenih koji nedostaju jednoj organizaciji i obično se redovno sprovode (npr. na godišnjem ili na polugodišnjem nivou). One predstavljaju osnovu za naknadne planove zapošljavanja i opise poslova.
230. Works contracts Ugovori o radovima pokrivaju izvođenje, izvođenje i projektovanje radova ili realizaciju gradnje. ”Rad“označava rezultat gradnje ili građevinskih radova u cjelini koji je sam sebi dovoljan za ispunjavanje ekonomskih ili tehničkih funkcija.
X
Y
Z

Izvor: MF

IPA

IPA termin: Opis na crnogorskom:
A
1. Accounting Računovodstvo podrazumijeva evidentiranje i klasifikovanje poslovnih transakcija i događaja, primarno finansijskog karaktera, u cilju sastavljanja značajnih izvještaja, analize i interpretiranja ovih transakcija i događaja.
2. Accountability Odgovornost je proces u kojem se javne uslužne organizacije i pojedinci u okviru njih smatraju odgovornima za svoje odluke i postupke, uključujući i njihovo upravljanje javnim sredstavima, ispravnost kao i sve oblike izvođenja. Navedeno se ostvaruje kroz razvoj, održavanje i omogućavanje dostupnim tačnih i važnih informacija finanansijske i nefinansijske prirode, te putem pravilnog objavljivanja gore spomenutih informacija u pravovremenim izvještajima prema unutrašnjim i spoljašnjim zainteresovanim stranama (stejkholderima).
3. Accreditation Akreditacija je priznanje i potvrda da neka organizacija, struktura, uspostavljeni sistem, ispunjava jasno definisane kriterijume za dodjelu akreditacije. U evropskoj terminologiji, akreditacija se dodjeljuje državi korisnici pretpristupne pomoći EU, i predstavlja potvrdu od strane Evropske komisije da uspostavljene strukture mogu upravljati i koristiti evropska sredstva, odnosno potvrdu da je zemlja oformila institucije na taj način da državna administracija po uspostavljenim strukturama, definisanim procedurama, izrađenim priručnicima itd. može samostalno da vrši programiranje i implementaciju projekata tj. da je ispunila kriterijume za dodjelu akreditacije.
4. Accreditation criteria Kriterijumi za dodjelu akreditacije su kriterijumi definisani od strane EK koje uspostavljene nacionalne strukture za sprovođenje projekata finansiranih iz IPA sredstava moraju da ispune, u cilju prenosa odgovornosti za samostalno upravljanje IPA sredstvima sa EK na zemlju korisnicu sredstava.
5. Addendum Dopuna ugovora je dokument kojim se mijenjaju uslovi ugovora. Za vrijeme trajanja ugovora može doći do njegove izmjene u slučaju da su se, od potpisivanja ugovora, promijenile okolnosti koje utiču na sprovodjenje. Ugovori se mogu mijenjati samo tokom perioda izvršenja. Sve promjene u ugovoru moraju se izvršiti službeno, putem administrativnog naloga ili dopunom u skladu sa opštim uslovima. Bitne tj. suštinske izmjene ugovora (promjena eksperata, značajne promjene tehničke specifikacije, preraspodjele veće od 25% po budžetskoj stavci kod donacija, produženje trajanja ugovora itd.) moraju uvijek biti u obliku dopune ugovora.
6. Administrative error Administrativna greška podrazumijeva nepravilnu primjenu pravila i sprovođenje administrativnih procedura uslijed zabune, nepažnje, propusta i sl.
7. Administrative compliance grid Tabela za ocjenu administrativne usklađenosti ponude – Komisija za otvaranje i vrednovanje ponuda provjerava usklađenost ponuda sa zahtjevima koji su navedeni u tenderskoj dokumentaciji. Svaka veća formalna greška ili veće ograničenje koje utiče na sprovođenje ugovora ili koje narušava tržišno nadmetanje rezultiraće odbacivanjem ponude o kojoj je riječ. Tebela za ocjenu administrativne usklađenosti je uključena u tendersku dokumentaciju i mora se koristiti za evidentiranje administrativne usklađenosti svake ponude sa zahtjevima tendera.
8. Administrative order Administrativni nalog je dokument kojim se vrše manje izmjene ugovora (promjena bankovnog računa, adrese, revizora i sl). Sve promjene u ugovoru moraju se izvršiti tokom njegovog trajanja i to formalno, putem administrativnog naloga (za manje izmjene) ili dopunom (za veće izmjene), u skladu sa opštim uslovima ugovora.
9. Administrative checks Administrativne provjere odnose se na stoprocentni redovni pregled svih nastalih troškova, kao i prateće dokumentacije (fakture/prateća dokumentacija), prijavljene od strane korisnika, u cilju izvršenja plaćanja. Ove provjere se sprovode na radnom mjestu finansijskog kontrolora, za razliku od provjera na licu mjesta, tzv. on-the-spot checks, koje podrazumijevaju provjeru na mjestu gdje se sprovodi projekat.
10. Affiliated entities Povezani subjekti su pravna lica povezana sa aplikantom, u pravnom ili poslovnom smislu. Cilj povezivanja je realizacija određenih aktivnosti. Iako nemaju status aplikanta, niti ko-aplikanta povezani subjekti, da bi bili prihvatljivi, moraju da zadovolje uslove prijave kao i aplikant i ko-aplikant.
11. Allocation Alokacija podrazumijeva finansijska sredstava, namjenski dodijeljena nekoj državi ili organizaciji od strane nekog donatora organizacije ili institucije. Ova sredstva se dodijeljuju za određeni vremenski period i imaju za cilj sprovođenje specifičnih projekata ili programa.
12. Ancillary services Dodatne usluge su sve prateće usluge koje su ugovaraču potrebne u vezi sa isporukom robe. Dodatne usluge, navedene su u tehničkoj specifikaciji, a samim tim i u ugovoru i mogu da obuhvate, na primjer, usluge kao što su istovar, montaža, ispitivanje, puštanje u rad, ekspertize, nadzor, održavanje, popravka, obuka …
13. Annual Programme Implementation Report Godišnji izvještaj o implementaciji programa je izvještaj koji pokriva implementaciju programa tokom prethodne kalendarske godine.
14. Anti-Fraud Coordination Office Service (AFCOS) Kancelarija za borbu protiv prevara – U skladu sa zahtjevima Evropske komisije, u svakoj zemlji kandidatu treba uspostaviti tzv. AFCOS sistem (Anti-Fraud Coordination Service – Sistem za borbu protiv prevara) koji će biti odgovoran za suzbijanje nepravilnosti i prevara koje mogu nastati korišćenjem sredstava Evropske unije, kao i za pružanje efikasne i kvalitetne zaštite njenih finansijskih interesa. Formiranje AFCOS kancelarije predstavlja mjeru institucionalne izgradnje kojom zemlja pokazuje spremnost da pruži efikasnu zaštitu sopstvenih i finansijskih interesa Evropske unije. Njen je cilj saradnja sa OLAF-om (European Anti-Fraud Office – Kancelarijom Evropske Komisije za borbu protiv prevara), kao i sa ostalim AFCOS kancelarijama u zemljama članicama EU. AFCOS mreža je elemenat AFCOS sistema i sastoji se od organa koji se bave suzbijanjem prevara, korupcije ili bilo kojeg drugog oblika nepravilnosti u sistemu. Institucije koje bi sačinjavale AFCOS mrežu i predstavljaju tzv. radnu grupu odgovorne su za: kontrolu trošenja sredstava EU, bez obzira da li je riječ o pretpristupnim fondovima ili onim po pristupanju u EU; trezor i državnu reviziju; poreska pitanja; pitanja carina; pitanja kriminala i specijalne policije koje se odnose na EU sredstva; pitanja tužilaštva.
15. Application form Aplikaciona forma je standardni aneks PRAG-a koji služi kao formular za podnošenje prijave za učešće na tenderu za dodjelu ugovora o uslugama.
16. Assessor Ocjenjivač je nezavisni ekspert sa specijalizovanim znanjem o pitanjima vezanim za temu javnog poziva, koji je angažovan od strane Ugovornog tijela da sprovede detaljnu pismenu procjenu predloga projekata u okviru grant šeme. Ocjenjevač nije član sa pravom glasa u komisiji za ocjenjivanje predloga projekata već, sa posebnim statusom člana bez prava glasa, daje svoje mišljenje o određenom predlogu projekta, koje članovi sa pravom glasa prihvataju ili ne.
17. Audit Revizija je u najširem smislu postupak ispitivanja tačnosti, potpunosti, vjerodostojnosti, zakonitosti i objektivnosti određenih poslovnih aktivnosti. Pomenuta ispitivanja sprovode nezavisni revizori, spoljni (sa tržišta) ili unutrašnji (u okviru sistema). Revizija ima za cilj da izvrši provjeru usklađenosti obavljenih zadataka sa definisanim pravilima i procedurama, kriterijumima ili zadatim ciljevima.
18. Audit Authority Revizorsko tijelo je tijelo nezavisno od svih aktera u sistemu upravljanja i kontrole EU sredstava, a odgovorno je za provjeru efikasnosti i valjanosti funkcionisanja ovog sistema. U smislu revizije EU sredstava, revizorsko tijelo ima ulogu spoljne revizije.
19. Audit trail Revizorski trag je dokumentovani tok finansijskih i drugih aktivnosti od njihovog početka do završetka, radi omogućavanja rekonstrukcije svih pojedinačnih aktivnosti i njihovog odobravanja.
20. Award criteria Kriterijumi za dodjelu ugovora -Kriterijumi dodjele su ustanovljeni za tender na jedan od sljedeća dva načina:

automatskim postupkom, kada se ugovor dodjeljuje ponudi koja, ako je uredna i zadovoljava tražene uslove, ima najnižu cijenu;

postupkom ekonomski najpovoljnije ponude, kada se ugovor dodjeljuje ponuđaču koji nudi najbolju vrijednost za novac, (the best value for money).

Kriterijumi moraju biti precizni, ne-diskriminatorni i da ne ometaju pošteno tržišno nadmetanje.

B
21. Balance (Final) Payment Završno (konačno) plaćanje je iznos koji Ugovorno tijelo plaća ugovaraču, kao razliku između ukupnih prihvatljivih troškova, koji su nastali tokom implementacije ugovora i iznosa koji su već uplaćeni po osnovu avansa (predfinansiranja) i periodičnih plaćanja.
22. Balance sheet Bilans stanja je računovodstveni finansijski izvještaj koji pokazuje bilansnu imovinu, sa jedne strane i način finansiranja te imovine, sa druge strane. Bilans stanja sadrži pregled strukture imovine (sredstava) i vlasništva (izvora sredstava) za određeni vremenski period.
23. Bank guarantee Bankarska garancija je poseban instrument osiguranja plaćanja i izvršenja ugovorenih obaveza u ugovornom roku, kojim određena banka garantuje korisniku da će njen komitent izvršiti sve preuzete obaveze navedene u garanciji. Ukoliko to komitent ne učini, preuzete obaveze će izvršiti banka. Garancija se po pravilu izdaje u pisanom obliku.
24. Beneficiary Korisnik je pojedinac, grupa ili organizacija, državno ili privatno tijelo, koje sprovodi pojedinačni projekat i prima državnu pomoć ili koje ima dobit, direktno ili indirektno, od razvoja i sprovodjenja projekta. Postoji razlika između direktnog, krajnjeg i zemlje korisnika.

· Direktni korisnik je pojedinac, grupa ili organizacija koja ima podršku sredstava EU radi upravljanja planiranjem i sprovođenjem projekata tj. obično ministarstva, agencije za sprovođenje…

· Krajnji korisnik je tijelo ili firma, bilo državno ili privatno, koje je djelimično ili u potpunosti odgovorno za realizaciju aktivnosti projekta. U kontekstu planova pomoći, krajnji korisnici su državne ili privatne firme koje obavljaju pojedinačni projekat i primaju državnu pomoć.

25. Beneficiary country Zemlja korisnik je država kandidat ili potencijalni kandidat za članstvo u Evropskoj uniji ili država van nje, sa kojom Evropska unija ima dogovoreni program saradnje
26. Bill of Quantities Predmjer i predračun radova je dokument, koji predstavlja detaljnu listu svih građevinskih radova i materijala predviđenih tehničkom specifikacijom, zajedno sa jediničnim cijenama svake od navedenih stavki. U kontekstu realizacije EU projekata, predmjer i predračun radova (Bill of Quanitities) se podnosi kao sastavni dio finansijske ponude (Financial Offer Unit Price Contracts), prema unaprijed predviđenom formularu propisanom u PRAG-u.
27. Body Responsible for the Operational Programme (BROP) Tijelo odgovorno za Operativni program je tijelo koje čini sastavni dio Operativne strukture za IPA komponente III i IV, i ono je nadležno za sveobuhvatno upravljanje i sprovođenje Operativnog programa.
28. Body responsible for priority/measure (BRPM) Tijelo odgovorno za prioritet/mjeru je tijelo koje čini sastavni dio Operativne strukture za IPA komponente III i IV, i nadležno je za tehničko sprovođenje prioriteta/mjere u okviru Operativnog programa, iz djelokruga njegove nadležnosti.
29. Budget Budžet je specifikacija projektnih troškova po određenim komponentama (stavkama).
30. Budget Breakdown Presjek budžeta je tabela koja razlaže vrijednosti ugovora prema različitim artiklima ili uslugama, uzimajući u obzir visinu naknade, jediničnu cijenu i paušale za svaku stavku.
31. Budget corrections

(budget clearing)

Ispravke budžeta (čišćenje budžeta) su korekcije budžeta od strane ugovornog tijela zbog neopravdanosti nekih stavki za implementaciju projekta ili neopravdanosti njihove visine. Sve promjene u visini budžeta koje Ugovorno tijelo napravi u izvornom budžetu projekta ostaju konačne i kao takve sastavni su dio ugovora i ne mogu se mijenjati. Ova procedura korekcije budžeta poznata je i kao čišćenje budžeta.
C
32. Call for proposals Poziv za dostavljanje predloga projekata je javni poziv za dostavljanje predloga projekata u okviru tema (mjera) za koji je poziv raspisan. Poziv sadrži uputsva za podnošenje predloga projekata, kao i kriterijume za odabir aktivnosti za finansiranje.
33. Capital grant from budget Kapitalne donacije iz budžeta se odnose na novčane prilive kojima se finansiraju programski i projektni zajmovi. Planiraju se kapitalnim budžetom, koji se odnosi na period duži od godinu dana, kojim se povećava vrijednost nefinansijske imovine, a obuhvata sticanje infrastrukture od opšteg značaja, lokalne infrastrukture, građevinskih objekata, zemljišta i opreme. Donacije se planiraju u saradnji sa donatorima i obavezno se mora definisati period trajanja programa odnosno finansiranog projekta, kao i rokovi isplate gotovine od strane donatora.
34. Cash flow statement Izvještaj o novčanim tokovima je finansijski izvještaj koji pokazuje kako promjene na računima bilansa uspjeha i prihodi utiču na gotovinu i gotovinske ekvivalente, i razlaže analizu do poslovnih, investicionih i finansijskih aktivnosti. U suštini, izvještaj o tokovima novca se bavi tokovima novca u preduzećima i iz istih. Kao analitičko sredstvo, izvještaj o novčanim tokovima je koristan u određivanju kratkoročne likvidnosti preduzeća, posebno sposobnosti da plati račune.
35. Centralized Management System Centralizovani sistem upravljanja je sistem upravljanja fondovima kod koga je glavni ugovarač Evropska komisija. EK vrši izbor ugovornog partnera i korisnika sredstava, obavlja tendersku proceduru, vrši zaključivanje ugovora sa izabranom institucijom, kao i samu isplatu sredstava. Dakle, EK centralizovano upravlja projektima koji se finansiraju iz sredstava EU.
36. Certification (of expenditure) Sertifikacija/priznavanje/odobravanje (troška) je izjava od strane Tijela za ovjeravanje u kojoj se navodi da su troškovi koji se prijavljuju Komisiji za nadoknadu sredstava (povraćaj sredstava) ispravni, jer su rezultat pouzdanih računovodstvenih sistema, te su u skladu s primjenjivim propisima Zajednice i nacionalnim propisima. Sertifikacija troška je potvrda da se relevantne upravljačke provjere (osnov cijelog sistema kontrole) ispravno sprovode.
37. Certifying Authority Tijelo za ovjeravanje zaduženo je za pravilno ovjeravanje troškova nastalih tokom implementacije određenog projekta. Na osnovu zahtjeva za plaćanje dostavljenih od ugovarača, tijelo za ovjeravanje provjerava njihovu vjerodostojnost i sačinjava izvještaj o rashodima i zahtjev za plaćanje koje dostavlja EK. Postojanje tijela za ovjeravanje je karakteristično za zemlje članice tj. korisnice strukturnih i Kohezionog fonda.
38. Cross Border Cooperation Programmes – CBC Programmes Programi prekogranične saradnje su instrumenti teritorijalne saradnje Evropske unije koji imaju za cilj, između ostalog, da unaprijede ekonomsku i društvenu usklađenost unutar regiona ili da se pozabave problemima (npr. zaštitom životne sredine, kulturnim nasljeđem) koji su zajednički regionima sa obje strane neke kopnene ili pomorske granice. Sa aspekta broja učesnika prekogranični programi mogu biti bilateralni i multilateralni. Kada je riječ o bilateralnim programima prekogranične saradnje, tada se govori o programima saradnje između dvije zemlje, koje mogu biti zemlje članice ili kandidati/potencijalni kandidati za članstvo u EU. Sa druge strane, u multilateralnim programima prekogranične saradnje učestvuje više od dvije države, bez obzira na njihov status u pogledu članstva u EU tj. da li su kandidati/potencijalni kandidati ili članice.
39. Chart of Accounts Kontni plan (kontni okvir) je spisak računa (konta) koji se koriste u računovodstvu, za definisanje svake klase stavki za koju se troši novac ili novčani ekvivalenti ili se u neku svrhu prima novac ili sredstva. Koristi se za organizovanje finansijskog evidentiranja u svakom poslovnom subjektu, da bi se grupisale stavke troškova, prihoda, sredstava i obaveza, u cilju boljeg razumijevanja finansijskog stanja poslovnog subjekta od strane zainteresovanih lica.
40. Chairperson of the Evaluation Committee Predsjedavajući komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda je osoba odgovorna za koordinaciju procesa ocjene ponuda/predloga projekata, u skladu sa procedurama javnih nabavki navedenim u PRAG–u, kao i za obezbeđivanje nepristrasnosti i transparentnosti postupka ocjene.
41. Checklist Kontrolna lista je obrazac koji sadrži spisak pitanja koja služe za provjeru dokumentacije ili sprovedenih aktivnosti u pogledu njihove sadržine, tačnosti i blagovremenosti. U kontestu EU fondova kontrolne liste se koriste u tenderskom postupku tj. prilikom pripreme tenderske dokumentacije, u postupku ocjene ponuda ili implementacije aktivnosti, a pripremaju se tako što se pitanja sadržana u njima formulišu shodno aktivnostima koje treba obaviti.
42. Clarification request Zahtjev za pojašnjenjem je zahtjev koji se upućuje ponuđaču u slučaju da postoje određene nejasnoće u dostavljenoj tenderskoj dokumentaciji. Svaki zahtjev za pojašnjenjem koji zahtjeva komunikaciju s ponudjačem ili podnosiocem tokom postupka mora biti u pisanom obliku. Kopija svake takve komunikacije mora se nalaziti u izvještaju o ocjeni ponuda.
43. Co-financing Kofinansiranje je dio sredstava koji za potrebe finansiranja EU projekata treba da obezbijedi zemlja korisnica. Dakle, ukoliko drugačije nije definisano finansijskim ili sektorskim sporazumom, svaki korisnik, odnosno država mora obezbijediti određeni procenat kofinansiranja zavisno od dogovora postignutim u finansijskom sporazumu.
44. Competent Accrediting Officer (CAO) Službenik nadležan za akreditaciju je lice odgovorno za izdavanje, praćenje i suspenziju ili povlačenje akreditacije NAO-a (Nacionalni službenik za ovjeravanje).
45. Competitive Negotiated Tender Procedure Postupak pregovaranja sa ponuđačima je tenderski postupak u kojem ugovorno tijelo poziva kandidate, po svom izboru, da dostave ponude (nije potrebno objavljivanje). Pozivaju se najmanje tri (3) ponuđača.
46. Compliance Assessment Ocjena usklađenosti predstavlja najvažniju fazu mape puta za uspostavljanje decentralizovanog upravljanja IPA sredstvima. Naime, u ovoj fazi se angažuje nezavisna revizorska kuća u cilju provjere spremnosti nacionalnih struktura za dodjelu nacionalne akreditacije. Na osnovu sprovedene revizije, utvrđuje se da li su ispunjeni svi preduslovi za podnošenje aplikacije za uspostavljanje decentralizovanog upravljanja.
47. Concept note Sažetak projekta je pisani dokument kojim se definiše skup ideja i plan aktivnosti koje treba da se realizuju u okviru projekta i prvi je korak u prijavi na poziv za dostavljanje predloga projekata EU. Sažetak projekta prezentuje ciljeve, rezultate, aktivnosti i outpute EU projekta te dokazuje doprinos projekta potrebama ciljnih grupa i krajnjih korisnika, odnosno usklađenost projektne prijave sa zahtjevima tendera i razvojnim politikama na vertikalnom (EU, nacionalna, lokalna strategija) i horizontalnom (relevantne sektorske strategije) nivou. Na osnovu sažetka projekta formira se uža lista potencijalnih korisnika od kojih se zahtijeva dostavljanje cjelokupnog projektnog predloga koji će biti ocijenjen.
48. Conferral of management powers for the EU funds from EC to the national authorities Prenos odgovornosti za samostalno upravljanje EU sredstvima sa Evropske komisije na državu korisnicu je odluka o procesu decentralizacije, kojom EK potvrđuje da država može da upravlja programima i projektima, sa ili bez prethodne kontrole EK.
49. Conflict of interest Sukob interesa se, u kontekstu EU, javlja kada ne postoji nepristrasno i objektivno vršenje funkcije Ugovornog tijela, ili kada su aktivnosti u vezi sa postupkom dodjele ugovora i poštovanje principa konkurencije, nediskriminacije i jednakog tretmana kandidata / ponuđača / aplikanta ugrožena zbog uključivanja porodice, emotivnog života, političkog ili nacionalnog afiniteta, ekonomskih interesa ili bilo kojeg drugog zajedničkog interesa sa korisnikom programa finansiranog od strane EU.
50. Contractor Ugovarač je lice ili organizacija sa kojim/kojom se potpisuje ugovor za pružanje usluga, nabavku robe ili izvođenje radova.
51. Contract Award Notice Obavještenje o dodjeli ugovora je javno obavještenje o ishodu postupka javnih nabavki u Službenom listu EU, kao i na internet stranici ugovornog tijela.
52. Contract award procedure

(Tender procedures)

Procedura dodjele ugovora je procedura koju ugovarač mora pratiti da bi identifikovao odgovarajućeg konsultanta, dobavljača, izvođača, korisnika koji će pružati usluge, isporučiti određenu robu, izvesti radove ili koristiti bespovratna sredstva i sa njim zaključio ugovor. U kontekstu predpristupnih fondova, relevantni dokument kojim se vode procedure za dodjelu ugovora je PRAG.
53. Contract dossier Ugovorni dosije predstavlja dokumentaciju koju priprema ugovorno tijelo u fazi pripreme ugovora za potpisivanje i isti sadrži: pojašnjenja od strane ugovarača, kopiju finansijskog sporazuma, kopiju najave javnog nadmetanja, tri primjerka predloga ugovora kao i sve zapisnike sa sastanaka Komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda.
54. Contract Notice Obavještenje o javnim nabavkama je dokument koji objavljuje ugovorno tijelo koje bira ponude (u okviru otvorene tenderske procedure) ili iskazivanje interesa (u okviru restriktivne tenderske procedure) od konzorcijuma, privrednih društava ili lica za određeni tender.
55. Contract Prior Informatiion Notice Najava javnog nadmetanja je dokument koji objavljuje tijelo za ugovaranje posla prije obavještenja o javnoj nabavci za određeni tender. Dokument čine podaci na osnovu kojih se predviđaju planovi ugovornog tijela da zatraži ponudu (za otvoreni postupak) ili samo iskazivanje interesa (u okviru restriktivnog postupka) od konzorcijuma, preduzeća ili lica.
56. Contract value Vrijednost ugovora je suma navedena u ugovoru, koja predstavlja maksimum predviđenih sredstava za plaćanje obavljenih usluga, nabavke ili radova.
57. Contracting Authority Ugovorno tijelo je tijelo koje je odgovorno za upravljanje fondovima pretpristupne pomoći EU. U centralizovanom upravljanju, Delegacija Evropske unije, uspostavljena u zemlji korisnici, predstavlja Ugovorno tijelo, dok se u decentralizovanom upravljanju, u okviru zemlje korisnice uspostavlja tijelo koje će imati ulogu ugovornog tijela (u Crnoj Gori, ugovorno tijelo za I, II i IV IPA komponentu biće Direktorat za finansiranje i ugovaranje sredstava EU pomoći Ministarstva finansija, dok će Ugovorno tijelo za III IPA komponentu biti Direkcija javnih radova).
58. Corrigendum Ispravka predstavlja korekciju podataka o javnim nabavkama poziva za dostavljanje predloga projekata objavljenih u Službenom listu Evropske unije, lokalnim medijima i EuropeAid websajtu, ili sajtu Ugovornog tijela.
59. Cost estimate Procjena troškova je raspon prosječnih troškova, koje preduzeća naplaćuju za usluge stručnjaka, objavljen na internet stranicama EuropeAid-a.
60. Cross-Border Cooperation Body (CBC Body) Tijelo za prekograničnu saradnju je tijelo Operativne strukture, nadležno za programiranje i praćenje sprovođenja programa prekogranične saradnje i vrši sljedeće poslove: izrađuje godišnje i/ili višegodišnje programe i vrši njihovu reviziju, učestvuje u planiranju sredstava za finansiranje programa, prati implementaciju programa.
D
61. Decentralised management Decentralizovano upravljanje (DM) – sistem upravljanja koji obezbjeđuje odgovarajući pravni i sistemski okvir za prenos odgovornosti za sprovođenje programa finansiranih od strane EU, sa Evropske komisije na države korisnice finansijske podrške EU. Postoje dva vida decentralizovanog upravljanja IPA sredstvima: decentralizovano upravljanja sa ex-ante i ex-post kontrolom.
62. Declaration of Impartiality and Confidentiality Izjava o nepristrasnosti i povjerljivosti je izjava koju potpisuju svi članovi Komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda (predsjedavajući, sekretar i članovi sa pravom glasa, kao i svi posmatrači), kako bi se obezbijedilo nepristrasno vrednovanja ponuda (bez bilo kakvog vida sukoba interesa ili favorizovanja pojedinih ponuđača), kao i tajnost postupka ocjene i sadržine dostavljenih ponuda.
63. Declaration on Objectivity and Confidentiality Deklaracija o objektivnosti i nepristrasnosti je izjava koju potpisuju svi akteri koji su uključeni u pripremu i reviziju tenderske dokumentacije.
64. Defect liability period Garantni rok za dobro izvršenje posla je određeni vremenski period nakon izvršenja projekta, tokom kojeg izvođač radova ima pravo da se vrati na teren/gradilište, kako bi ispravio nedostatke. Suma novca koja je preostala poslije privremenih plaćanja služi kao garancija da će izvođač ispuniti svoje obaveze tokom ovog perioda. Garancija za dobro izvršenje posla se izdaje obično za period od godinu dana nakon završetka implementacije ugovora, što je definisano samim ugovorom, i tek nakon isteka iste, tj. nakon isteka vremena za koje ona važi, izdaje se Potvrda o konačnom prihvatanju.
65. Directorate – General for Agriculture and Rural Development (DG AGRI) Generalni direktorat za poljoprivredu i ruralni razvoj je dio EK zadužen za sprovođenje zajedničke poljoprivredne politike EU i Evropskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj i nadležan je za IPA komponentu V.
66. Directorate – General for Employment, Social Affairs and Inclusion (DG EMPL) Generalni direktorat za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje (inkluziju) je dio EK zadužen za politiku zapošljavanja, socijalna pitanja i jednake mogućnosti. Vezano za pretpristupnu pomoć EU, DG EMPL je odgovoran za sprovođenje IPA komponente IV.
67. Directorate – General for Enlargement (DG ELARG) Generalni direktorat za proširenje je dio EK zadužen ne samo za IPA komponente I i II, već ima i sveobuhvatnu nadležnost za IPA (jer je primarni cilj IPA da države kandidate i potencijalne kandidate pripremi za pristupanje Evropskoj uniji).
68. Directorate – General for Regional Policy (DG REGIO) Generalni direktorat za regionalnu politiku je dio EK zadužen za kohezionu politiku EU. Vezano za pretpristupnu pomoć, DG REGIO je zadužen za sprovođenje III komponente programa IPA.
69. Disbursement forecast sheet Lista predviđenih izdataka je operativni instrument koji sadrži podatke o izvršenim plaćanjima, kao i o planiranim plaćanjima do zatvaranja ugovora. Ove informacije su dostupne za svaki ugovor i redovno se ažuriraju poslije izvršenja plaćanja i na početku svakog mjeseca za iznose koji su planirani, a nijesu plaćeni.
70. Double envelope system Sistem odvojenih koverti je sistem koji se koristi za dodjelu ugovora o uslugama u okviru kojeg je ponuđač u obavezi da tehničku i finansijsku ponudu dostavi u odvojenim zapečaćenim kovertama.
71. Dynamic purchasing system Dinamični sistem kupovine je elektronski postupak koji se koristi za izradu najčešće korišćene kupovine. Ograničen je u trajanju i otvoren tokom njene validnosti. Za svaki pojedinačni ugovor obavještenje se objavljuje i pozivaju se svi izabrani izvođači.
E
72. Eligibility criteria Kriterijumi prihvatljivosti predstavljaju niz uslova koje kandidat mora zadovoljiti, kako bi mu se odobrilo učestvovanje na konkursu/pozivu za dostavljanje predloga projekta i dodijelio ugovor koji finansira EK. Kriterijumi državljanstva i porijekla robe su najvažniji.
73. Eligible cost Prihvatljivi trošak je trošak koji je nastao na teritoriji predviđenoj Programom, u toku implementacije projekta i u cilju realizacije aktivnosti koje su njime predviđene. Prihvatljiv trošak je onaj trošak koji je stvarno plaćen i dokazan izvornim fakturama ili računima i ako je nastao u skladu sa nacionalnim i EU zakonodavstvom.
74. End recipient Krajnji primalac je tijelo koje će na kraju biti vlasnik rezultata operacije (finansirane od strane IPA) i odgovorno je za trenutno korišćenje i održavanje vlasništva koje je tako nastalo (bilo materijalnog u vidu radova ili robe, bilo nematerijalnog u vidu usluga) i nakon završetka projekta. Nadležnost i odgovornost krajnjeg primaoca su formalno određene u Sporazumima sa krajnjim primaocima.
75. European Anti-Fraud Office (OLAF) Kancelarija Evropske komisije za borbu protiv prevara predstavlja nezavisnu službu EU, koja je dužna da identifikuje i preduzme mjere za otklanjanje svih vrsta prevara, korupcije i drugih nezakonitih radnji koje ugrožavaju EU finansijske interese.
76. European Court of Auditors Evropski revizorski sud je nezavisna institucija čija je osnovna uloga dа provjerava dа li se sredstvа koja stoje nа rаspolаgаnju Evropskoj uniji koriste po zаkonu, efikаsno i u nаmijenjene svrhe. Sud kontroliše rаčune prihodа i rаshodа EU, koji zаjedno čine njen budžet. Ovа ulogа je posebno vаžnа jer dio prihodа EU potiče od doprinosа držаvа člаnicа, tako da Evropski revizorski sud obezbijeđuje dа grаđаni EU ostvaruju mаksimаlnu vrijednost zа svoj novаc.
77. Evaluation Ocjena/vrednovanje predstavlja detaljnu analizu efikasnosti (upotreba resursa) i efektivnosti (postignuti rezultati u odnosu na plan) u jednoj fiksnoj, tačno određenoj tački.
78. Evaluation of tenders Ocjenjivanje/vrednovanje ponuda predstavlja postupak izbora najboljeg (ili najpovoljnijeg) ponuđača na osnovu priložene dokumentacije (ponude). Ocjenjivanje ponuda vrši komisija za otvaranje i vrednovanje ponuda, kaja je sastavljena od predsjednika, sekretara i neparnog broja članova sa pravom glasa. Članovi Komisije su obavezni da koriste Tabele za ocjenu administrativne usklađenosti ponude i Tabele za ocjenu ponuda, koje predstavljaju dio tenderskog dosijea. Tokom ocjene ponuda provjerava se administrativna, tehnička i finansijska usklađenost ponuda sa zahtjevima propisanim tenderskim postupkom.
79. Evaluation of programmes Ocjenjivanje programa predstavlja ocjenjivanje srednjoročnih i dugoročnih efekata programa sa posebnim osvrtom na održivost postignutih rezultata. Na osnovu toga zaključuje se da su dva najbitnija elementa evaluacije postignuti efekat i njihova održivost. Po vremenskom okviru u toku koga se sprovodi evaluacija može biti: prethodna/ex-ante koja se sprovodi prije početka implementacije (u fazi pripreme Operativnih programa); periodična/interim- sprovodi se tokom implementacije programa i naknadna/ex-post- sprovodi se nakon završetka implementacije programa (obično 6 ili 24 mjeseca nakon završetka programa).
80. Evaluation Committee Komisija za otvaranje i vrednovanje ponuda/predloga projekata je tijelo koje je u tenderskom postupku/postupku dodjele donacija odgovorno za otvaranje ponuda/predloga projekata, njihovo ocjenjivanje i pripremanje preporuka za dodjelu ugovora.
81. Evaluation Grid Tabela za ocjenu ponuda – Svi članovi Komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda sa pravom glasa koriste tabelu za ocjenu ponuda za procjenu tehničke ispravnosti ponuda koje ispunjavaju administrativne zahtjeve. Popunjene tabele za ocjenu ponuda priložene su u izvještaju o ocjeni ponuda zajedno sa sažetkom komentara ocjenjivаča na prednosti i slabosti tehničkih ponuda.
82. Evaluation Report Izvještaj o ocjeni ponuda je izvjestaj koji sadrži detalje svih faza ocjene ponuda: izvještaj o otvaranju ponuda, popunjene i potpisane detaljne tabele za tehničku ocjenu i administrativnu usklađenost ponuda, korespodenciju o pojašnjenjima sa ponuđačima, listu prisustva i izjave o nepristrasnosti i povjerljivosti.
83. Exclusion criteria Kriterijumi za isključenje iz tenderskog postupka su kriterijumi na osnovu kojih će kandidati, ponuđači ili podnosioci prijave biti isključeni iz učestvovanja u postupku javnih nabavki. Isti su navedeni u PRAG-u, u poglavlju 2.3.3.
84. Ex-ante control Ex-ante kontrola (prethodna kontrola) predstavlja sistem kontrole za projekte finansirane od strane Evropske unije, u kojem je, prije početka implementacije pojedinih faza projekta, neophodno ex-ante odobrenje dokumentacije koja se na tu fazu odnosi. Ex-ante odobrenje izdaje Evropska komisija i obično se odnosi na kvalitet tenderske dokumentacije, sprovedenog postupka ocjene tendera i kvaliteta ugovornih dosijea.
85. Ex-post control Ex post kontrola (naknadna kontrola) predstavlja sistem kontrole za projekte finansirane od strane Evropske unije, u kojem nije potrebno prethodno odobrenje Evropske komisije, da bi se implementirale pojedine faze projekata. Evropska komisija naknadno sprovodi kontrolu, na osnovu slučajanog uzorka projekata.
86. Explanatory note Pojašnjenje predstavlja sažetak pripremljen od strane ugovornog tijela koji se prilaže kao prva stranica ugovora ili dokumentacije dodatka ugovoru, koji objašnjava čitaocu svrhu i pozadinu ugovora ili dodatka ugovoru.
87. External audit Spoljna revizija podrazumijeva reviziju jedne organizacije, lica, programa ili ugovora, koje sprovodi spoljna organizacija nezavisna u odnosu na tu organizaciju, lice, program ili ugovor. Naime, spoljnu reviziju može raditi neka nezavisna revizorska kuća ili javna organizacija (npr. Evropski revizorski sud). Što se tiče IPA-e, spoljnu reviziju može vršiti Revizorsko tijelo (Audit authority) i/ili Državna revizorska institucija. Kada je u pitanju procjena uspostavljenog sistema za decentralizovano upravljanja (ispunjene faza Mape puta za uspostavjanje decentralizovanog upravljanja), reviziju sprovodi nezavisna revizorska kuća.
F
88. Feasibility analysis Analiza (studija) izvodljivosti podrazumijeva analizu izvodljivosti mogućih projekata koji se bave određenim problemom, a da rezultat analize bude pronalaženje najboljeg rješenja.
89. Final Acceptance of goods/works Konačno prihvatanje robe/preuzimanje radova je dokument koji se izdaje kao potvrda o završetku radova ili nabavci robe. Kod ugovora o radovima, nakon završetka radova, postoji period otklanjanja nedostataka ili garantni rok, tokom kojeg je ugovarač dužan da obezbijedi ispravljanje bilo kakve greške ili nedostatka, nastale u toku realizacije ugovora o radovima. Nakon isteka perioda održavanja, nadzor vrši konačno prihvatanje izvršenja radova, čime će se ugovor smatrati završenim u potpunosti. Kod ugovora o nabavci robe, tek nakon što se ustanovi da je isporučena roba nova, nekorišćena, odgovarajućeg modela i da je u skladu sa odredbama ugovora, izdaje se potvrda o konačnom prihvatanju izvršenja posla, čime se i ugovarač oslobađa garancije za dobro izvršenje posla.
90. Financial management and control system Sistem finansijskog upravljanja i kontrole (FMC) predstavlja jedan od elemenata sistema unutrašnje finansijske kontrole javnog sektora (PIFC) neophodnog za dobro upravljanje javnim sredstvima, nezavisno od toga iz kojih izvora potiču. Primarni cilj FMC-a je da obezbijedi: uspješno ispunjavanje ciljeva i zadataka institucije; sigurnost, pouzdanost, pravovremenost i cjelovitost informacija, a posebno finansijskih informacija; usklađenost poslovanja sa zakonima, propisima, politikama, planovima i procedurama; zaštitu imovine; ekonomično, efikasno i efektivno korišćenje resursa.
91. Financial offer Finansijska ponuda je dio ponude za tender koji sadrži sve finansijske elemente ponude, uključujući sažetak budžeta i pregled cijena po stavkama, odnosno raspored trošenja sredstava prema zahtjevima navedenim u tenderskoj dokumentaciji. Finansijske ponude se pregledaju nakon ocjenjivanja tehničkog dijela ponuda. Ukoliko je tenderska procedura podijeljena u lotove, finansijske ponude se upoređuju za svaki lot pojedinačno.
92. Final programme implementation report Završni izvještaj o implementaciji programa se podnosi na kraju projekta i treba da sumira sve aktivnosti za vrijeme trajanja ugovora. Treba da opiše postignute rezultate i da prikaže poređenja koja su ostvarena u inicijalnim odredbama ugovora. Završni izvještaj uključuje u svojim prilozima sve više relevantnih dokumenata nastalih u toku projekta.
93. Financing agreement (FA) Finansijski sporazum je pravno obavezujući akt koji potpisuje Evropska komisija i zemlja korisnica, i predstavlja godišnji ili višegodišnji sporazum kojim se određena sredstva, namijenjena instrumentom, odobravaju državi u cilju sprovođenja nekog programa ili aktivnosti.
94. Financial guarantee Finansijska garancija je finansijski instrument čija je svrha da omogući alternativnu naplatu potraživanja ukoliko dužnik ne bude u stanju da izmiri svoje obaveze. Pod garancijom se podrazumijeva pismena isprava kojom se garant obavezuje da će izvršiti plaćanje umjesto dužnika, ako dužnik to ne učini u ugovorenom roku. Finansijske garancije se izdaju kreditoru od strane drugih finansijskih institucija koje na ime izdavanja garancije zaračunavaju određena sredstva.
95. Financial year Finansijska godina je kalendarska godina, tj. obuhvata period od 15. januara do 31.decembra.
96. Financial perspective Finansijska perspektiva predstavlja planski dokument srednjoročnih budžetskih prioriteta EU za određeni period (obično 5 do 7 godina) i uslov je za obezbjeđivanje sredstava neophodnih za sprovođenje zajedničkih politika, unaprijeđenje efikasnosti zajedničkog tržišta itd. Finansijska perspektiva utvrđuje se na osnovu međuinstitucionalnog sporazuma Savjeta ministara, Evropskog parlamenta i Evropske komisije, a označava maksimalne iznose i strukturu rashoda. Finansijska perspektiva ažurira se na godišnjem nivou, kako bi se u obzir uzele cijene i rast BDP-a u Evropskoj uniji. Ovaj višegodišnji finansijski okvir ima za cilj da osigura da se troškovi kreću u okviru predviđenog iznosa, podsjećajući Uniju na ograničenost vlastitih izvora finansiranja. Tekuća finansijska perspektiva obuhvata period od 2007. do 2013. godine, a sljedeća će obuhvatati narednih 7 godina, tj. period od 2014. do 2020. godine.
97. Forecast of payment applications Plan zahtjeva za plaćanje – do 28. februara svake godine, zemlja korisnica šalje Komisiji prognozu svojih predviđenih zahtjeva za plaćanje za tekuću, kao i za narednu, finansijsku godinu i to za svaku IPA komponentu ili program.
98. Fraud Prevara je namjerno počinjena nepravilnost. Na nivou EU prevarama se bavi Kancelarija Evropske komisije za borbu protiv prevara (OLAF).
99. Framework agreement Okvirni sporazum je sporazum koji su zaključile Komisija i zemlja korisnica, a kojim se utvrđuju principi njihove saradnje. On ima snagu međunarodnog ugovora i prema tome ima prednost nad nacionalnim zakonodavstvom i predstavlja osnovu odnosa izmedju Evropske unije i zemlje korisnice pretpristupne pomoći EU.
100. Framework contracts Okvirni ugovori – su podvrsta ugovora o uslugama, čija je vrijednost veća od 20.000,00 €, a manja od 300.000,00 €.
G
101. Gap Assessment Report Izještaj o procjeni nedostataka je rezultat faze 1 Mape puta za uspostavljanje decentralizovanog upravljanja (Procjena stanja). U Izvještaju o procjeni nedostataka su identifikovane sve neusklađenosti, odnosno nedovoljno dobro uspostavljene procedure i institucije, kao i preporuke koje aktivnosti treba preduzeti, kako bi se utvrđeni nedostaci otklonili.
102. General conditions of contract Opšti uslovi ugovora – Opšti uslovi ugovora su ugovorne odredbe o administrativnim, finansijskim, pravnim i tehničkim klauzulama, na osnovu kojih se određuje način izvršenja konkretnog ugovora. Opšti uslovi ugovora definisani su za svaku vrstu ugovora ponaosob (npr. Za ugovore o radovima, ugovore o nabavci robe isl.).
103. Grants Donacije (grantovi) predstavljaju direktan finansijski doprinos iz EU sredstava, koji je dat korisniku za sprovođenje određene aktivnosti, u cilju:

· ostvarenju nekog cilja iz politike Evropske unije; ili

· Funkcionisanja (poslovanja) nekog organa koji teži ostvarenju takvog cilja (npr. Evropski organ koji se bavi obrazovanjem, obukom, informisanjem ili istraživanjem u oblasti politike EU).

104. Grant Application Prijava za bespovratna sredstva je predlog projekta i standardni prijavni formular, kao odgovor na poziv EK za prijavu projekata.
105. Grant Beneficiary Korisnik donacije je institucija/organizacija koja je potpisnik ugovora o dodjeli donacije. To mogu biti subjekti koji djeluju u području obrazovanja, usavršavanja, informisanja, inovacija ili istraživanja i studija evropskih politika, bilo kojih aktivnosti koje doprinose promovisanju građanstva ili ljudskih prava. Korisnik donacije (bespovratnih sredstava) odgovoran je za sprovođenje projekata i zadržava vlasništvo nad ostvarenim rezultatima.
106. Grant Contract Award Notice Obavještenje o dodjeli ugovora o donacijama je obavještenje o dodjeli ugovora u okviru datog Poziva za dostavljanje predloga projekata, koje priprema i objavljuje Ugovorno tijelo. Ugovorno tijelo šalje obavještenje Evropskoj komisiji, koja objavljuje rezultate Poziva za dostavljanje predloga na svojim internet stranicama (EuropeAid).
107. Guidelines for Applicants Uputstvo za potencijalne aplikante je dokument koji se objavljuje istovremeno sa pozivom za dostavljanje predloga projekta i sadrži detalje o kriterijumima koji se moraju ispuniti kao i savjete o tome kako popuniti prijavni obrazac. Dokumenta koja moraju da popune oni koji se prijavljuju (npr. prijavni obrazac) su data u aneksu samog Uputstva.
H
108. Head of the Operating Structure (HOS) Rukovodilac Operativne strukture je lice odgovorno za cjelokupnu koordinaciju i efikasno funkcionisanje Operativne strukture.
109. Human Resources Development (IPA komponenta IV) Razvoj ljudskih resursa, IV IPA komponenta, usmjerena je na podsticanje zapošljavanja, obrazovanja i usavršavanja, te socijalno uključivanje, tj. socijalnu inkluziju. Ona doprinosi jačanju privredne i društvene kohezije i predstavlja pripremnu fazu zemalja kandidata za članstvo u EU za korišćenje Strukturnih fondova i Kohezionog fonda, koji će im biti dostupni nakon ulaska u EU.
I
110. Implementation period Period implementacije je četvrta i posljednja faza u sprovođenju jednog projekta. Za ovaj period je karakteristično da se sprovode u djelo ciljevi koji su identifikovani u fazi programiranja i identifikacije projekta i prati se njegov napredak, o čemu se podnose izvještaji. Tokom ove faze vrše se i revizije sprovedenih aktivnosti u okviru datog projekta.
111. Implementing Agency/Body Implementaciona agencija/tijelo – Operativna struktura za IPA komponentu ili program sastoji se od jedne ili više Implementacionih agencija/tijela. Naime, Implementacione agencije/tijela osnivaju se u okviru državne administracije ili su pod njenom direktnom kontrolom, a neki od zadataka Implementacione agencije/tijela su: sprovođenje tenderskih procedura, ugovaranje i plaćanje, izvještavanje u vezi projekata u okviru određene IPA komponente i sl.
112. Implementing Agreement Implementacioni sporazum formalno definiše odgovornosti i funkcije ključnih aktera (NAO-a i Operativne strukture) u procesu decentralizovanog upravljanja IPA sredstvima. U zavisnosti od IPA komponenti i sastava Operativne strukture, Implementacioni sporazum se potpisuje između različitih aktera.
113. Inception report Izvještaj o zatečenom stanju je izvještaj koji se sastavlja na kraju razdoblja utvrđivanja zatečenog stanja, njime se ažurira sam projekat i/ili opis posla i utvrđuje plan rada za ostatak projekta.
114. Incidental expenditure Nepredviđeni troškovi su specifični troškovi koji se mogu javiti tokom implementacije projekta. Njihov iznos zavisi od statusa procesa projektovanja, nabavke i izgradnje i složenosti različitih djelova projekta, ali ne može biti veći od 7% ukupne vrijednosti ugovora.
115. Income statement Bilans uspjeha je finansijski izvještaj u kome se prikazuju prihodi i rashodi privrednog društva sa ciljem utvrđivanja rezultata poslovanja (ostvarene dobiti ili gubitka) u određenom vremenskom periodu.
117. Indicator Indikator se koristi kao mjera za ostvarenje cilja i / ili konkretnog rezultata ostvarenog kroz sprovođenje aktivnosti. Definiše se kao pokazatelj uspješnosti cilja koji treba ostvariti, mobilisanih sredstava, postignutog efekta, mjere kvaliteta ili promjenljive povezanosti.
118. Ineligible costs Neprihvatljivi troškovi su oni troškovi koji se ne mogu uključiti u budžet projekta. To su troškovi koji nijesu vezani za sprovođenje projekta tj. za aktivnosti, a uključuju poreze na dodatu vrijednost, carinske i uvozne dažbine, ili neke druge dažbine, kupovinu, izdavanje ili uzimanje na lizing zemljišta i postojećih objekata, novčane kazne, finansijske penale i troškove sudskog postupka, polovnu opremu, kursne razlike, doprinose u naturi itd. Neki od pomenutih troškova, u izuzetnim situacijama, mogu postati i prihvatljivi, ukoliko za to postoji dobro opravdanje.
119. Interim payments Periodična plaćanja (kojih može biti više u toku projekta), predstavljaju model izvršenja plaćanja ugovaraču/krajnjem korisniku, u toku implementacije projekta. Naime, u zavisnosti od vrste ugovora, njegove dužine i sl, određuje se visina i dinamika periodičnih plaćanja, što je definisano samim ugovorom. Periodična plaćanja se temelje na pratećoj dokumentaciji, koja omogućava provjeru finansijske implementacije aktivnosti u skladu sa odredbama ugovora.
120. Internal audit Unutrašnja revizija je nezavisna, objektivna provjera i savjetodavna aktivnost, osmišljena da poveća vrijednost i poboljša rad organizacije. Ona pomaže organizaciji da postigne svoje ciljeve svojim sistematskim, disciplinovanim pristupom u ocjenjivanju i poboljšanju efektivnosti u upravljanju rizikom, kontroli i upravljačkim procesima.
121. International open tender procedure Otvoreni međunarodni tenderski postupak je postupak gdje sva fizička ili pravna lica, koja se žele prijaviti na tender, na lični zahtjev dobijaju tendersku dokumentaciju. Nakon pregleda primljenih ponuda, ugovor se dodjeljuje na osnovu postupka izbora (npr. utvrđivanje prihvatljivosti i finansijskih, ekonomskih, tehničkih i stručnih kapaciteta ponuđača) i postupka nabavke (npr. upoređivanje ponuda). Razlika u odnosu na otvoreni lokalni tenderski postupak je u načinu objavljivanja. Naime, otvoreni međunarodni tenderski postupak mora biti objavljen i u Službenom listu i na internet stranici EK.
122. International restricted tender procedure Ograničeni međunarodni tendreski postupak – Poziv za javno nadmetanje je ograničen kada svi ekonomski subjekti mogu tražiti učestvovanje u tenderskom postupku, ali samo kvalifikovani kandidati koji zadovoljavaju kvalifikacione kriterijume mogu dostaviti ponudu. Kvalifikovani kandidati su oni kandidati koji su ušli u uži izbor.
123. Invitation to tenderers Poziv ponuđačima je pismo koje se šalje kandidatima koji su ušli u uži izbor pozivajući ih da dostave svoje ponude. Isključivo se primjenjuje kod restriktivne procedure i procedure konkurentskog pregovaranja.
124. Instructions to tenderers Uputstvo za ponuđače definiše pravila učešća na tenderu i pruža administrativne informacije, uključujući spisak traženih administrativnih i finansijskih referenci koje su dio kriterijuma za odabir i dodjelu ugovora. Predstavlja dio tenderske dokumentacije odnosno tenderskog dosijea koji mora sadržati sve podatke koje bi kandidati koji dostavljaju ponude trebali znati (procedure koje treba poštovati, dokumenta koja treba dostaviti, slučajeve neusklađenosti, kriterijume dodjele).
125. Instrument for pre-accession assistance(IPA) Instrument za pretpristupnu pomoć- IPA je finansijski instrument EU za države kandidate i potencijalne kandidate. IPA je dostupna državama u okviru tekuće finansijske perspektive 2007-2013, a njen cilj je da pomogne državama kandidatima i potencijalnim kandidatima na putu ka sticanju punopravnog članstva u EU.
126. IPA Implementing Regulation (IPA IR) Uredba o sprovođenju IPA sadrži detaljna pravila o sprovođenju IPA-e, i kao takva predstavlja osnovni dokument na kome se bazira upravljanje i sprovođenja IPA-e.
127. IPA Monitoring Commettee IPA Odbor za monitoring je nadležan za nadgledanje sprovođenja IPA-e u zemlji korisnici i obezbjeđuje koherentno i koordinisano pružanje podrške EU između komponenti. On kontroliše napredak programa i projekata i predstavlja ga u izvještajima (Godišnji izveštaji o IPA i Završni izveštaj o IPA) koje redovno priprema Nacionalni IPA koordinator (NIPAK), a koje Odbor mora da odobri.
128. Irregularities Nepravilnosti predstavljaju svako kršenje odredbe ugovora ili pravila koja su na snazi, nastalih kao rezultat čina ili propusta koji imaju, ili bi mogli da imaju uticaj na budžet Evropske unije u vidu naplate neopravdane stavke iz budžeta. Za razliku od prevare, nepravilnost je nenamjerno počinjena greška od strane korisnika sredstava ili od tijela nadležnog za isplatu istih.
J
129. Job description Opis posla je dokument koji definiše zadatke, obaveze, potrebne kvalifikacije i odgovornosti zaposlenih u IPA tijelima.
130. Joint Monitoring Committee Zajednički odbor za monitoring osniva se za sve programe koji se finansiraju u okviru IPA Komponente II. Zajednički odbori za monitoring su „zajednički“ zato što im prisustvuju predstavnici obje ili svih država koje učestvuju u određenom programu prekogranične saradnje ili programu transnacionalne saradnje. U slučaju prekograničnog programa sprovedenog prema prelaznim dogovorima, za zemlje korisnike gdje je pomoć sprovedena na decentralizovanoj osnovi, zajedničko tijelo za monitoring ispunjava ulogu sektorskog tijela za praćenje. Odnosno, uvjerava u efikasnost i kvalitet sprovođenja relevantnih programa i djelatnosti.
131. Joint Technical Secretariat Zajednički tehnički sekretarijat – U cilju implementacije programa prekogranične saradnje, države učesnice moraju uspostaviti niz zajedničkih i nacionalnih tijela. U skladu sa tim, Upravljačko tijelo programa osniva Zajednički tehnički sekretarijat (Joint technical Secretariat – JTS), koji mu pomaže u radu.Takođe, JTS pruža pomoć Zajedničkom odboru za monitoring i ima za zadatak koordinaciju aktivnosti na transnacionalnom nivou, uspostavljanje i održavanje kontakata sa projektnim aktivnostima, čuvanje dokumenata, uspostavljanje i implementaciju komunikacionog plana itd.
K
132. Key expert Ključni ekspert je lice koje je prilikom definisanja projekta i njegovih aktivnosti zaduženo za njihovu implementaciju i za sprovođenje samog projekta.
133. Kick off meeting Početni sastanak je prvi sastanak projektnih partnera ili projektnog tima, kojim se uspostavljaju osnove za efikasno i efektivno sprovođenje projekta. Početni sastanak daje mogućnost da se bolje razjasne ciljevi projekta, uloge i obaveze partnera na projektu odnosno projektnog tima, detaljnije isplaniraju projektne aktivnosti, dogovore procedure za upravljanje i komunikaciju, itd.
L
134. Local open tender procedure Otvoreni lokalni tenderski postupak podrazumijeva procedure nabavki prema PRAG pravilima, kojima tijelo za ugovaranje bira ponude konzorcijuma, privrednih društava ili lica bez prethodnog užeg izbora ili odabira. To je uobičajena procedura za nabavku robe i radove. Otvoreni lokalni tenderski postupak može biti objavljen jedino u državi korisnici.
135. Logical matrix Logička matrica je niz povezanih koncepata koji na operativan način opisuju najvažnije aspekte projekta tj. opšti cilj, svrhu projekta, očekivane rezultate i aktivnosti, pretpostavke, objektivno provjerljivi indikatori i izvori provjere. Matrica takođe uključuje troškove i sredstva. Ona daje mogućnost provjere da li je projekat dobro planiran te olakšava praćenje i evaluaciju projekta.
136. Lots Partije (lotovi) – predstavljaju tematske cijeline po kojima je podijeljena određena nabavka. Kod izvođenja građevniskih radova i nabavke robe nabavka se dijeli po srodnosti radova tj. opreme, dok se kod ugovora o pružanju usluga nabavka dijeli po srodnosti ekspertskih aktivnosti koje treba sprovesti. Ponuđač ne mora da podnese ponudu za sve partije u okviru jednog postupka nabavke, već je u obavezi da ponudi sve što čini sadržinu jedne partije.
M
137. Major project Veliki projekat se odnosi na IPA komponentu III i strukturne fondove. Definisan je kao niz radova, aktivnosti ili usluga koje imaju za cilj postizanje konačnog i nepodijeljenog zadatka precizne ekonomske ili tehničke prirode, i čiji je ukupni iznos veći od 10 miliona € kod III IPA komponente, odnosno veći od 50 miliona € kod strukturnih fondova. Granica od 10 miliona €, odnosno 50 miliona € uključuje, pored sredstava iz IPA-e, sredstva iz drugih izvora kao što su nacionalno kofinansiranje i sredstva odobrena od strane međunarodnih finansijskih institucija i sl.
138. Management verification check Provjere sistema upravljanja podrazumijevaju kontrolu uspostavljenog sistema upravljanja i kontrole, a sprovode se nad Operativnom strukturom, kao i u okviru nje.
139. Managing Authority Upravljačko tijelo je tijelo koje određuje država članica kako bi upravljalo Operativnim programima, koji su finansirani iz sredstava EU. Upravljačko tijelo vrši koordinaciju programiranja, prikupljanje informacija o monitoringu i evaluaciji programa, te izvještavanje Odbora za monitoring. Takođe, upravljačko tijelo sprovodi operativne programe i operacije definisane u okviru njih. Država članica može donijeti odluku o delegiranju poslova upravljačkog tijela tzv. posredničkim tijelima.
140. Manual of Procedures (MOP) Priručnik o procedurama opisuje pravila, procedure, odgovornosti i funkcije između i u okviru organizacija uključenih u decentralizovano upravljanje IPA sredstvima.
141. Measure Mjera je sredstvo u okviru programa pomoću koje se sprovode prioriteti u periodu od nekoliko godina, a koje omogućavaju finansiranje operacija.
142. Monitoring Monitoring je sistematična aktivnost procesa upravljanja, koja se obavlja brzo i kontinuirano tokom implementacije programa/projekta od strane zemlje korisnice EU pomoći.
143. Monitoring Committee Odbor za monitoring je tijelo formalno nadležno za kontrolu sprovođenja programa koji se finansiraju iz EU sredstava, kako u EU tako i izvan nje (npr. Programi u okviru Evropskog socijalnog fonda, programi finansirani iz IPA-e). Odbor je nadležan za praćenje napretka programa i projekata, na osnovu redovnih izvještaja koje priprema tijelo ili lice odgovorno za sprovođenje programa (npr. Tijela za upravljanje u slučaju programa iz Strukturnih fondova, rukovodioci Operativnih struktura za IPA) i po potrebi formulišu preporuke za izmjenu programa.
144. Multi Annual Indicative Financial Framework (MIFF) Višegodišnji indikativni finansijski okvir je dokument koji prikazuje trogodišnju alokaciju finansijskih IPA sredstava, prema pojedinoj komponenti, koju Evropska komisija dodjeljuje zemlji korisnici.
145. Multi Annual Indicative Planning Document (MIPD) Višegodišnji indikativni planski dokument je dokument koji definiše prioritete po pojedinim oblastima, kao i finasiranje utvrđenih prioriteta tokom 3 budžetske godine i zasniva se na Evropskom partnerstvu, MIFF-u i nacionalnoj razvojnoj strategiji.
N
146. National Authorising Officer (NAO) Nacionalni službenik za ovjeravanje je službenik, u okviru decentralizovanog upravljanja, zadužen za dobro finansijsko upravljanje, odnosno za efektivno funkcionisanja sistema upravljanja i kontrole, u ovom sistemu.
147. National Contact Point – beneficiary country Nacionalni tvining koordinator zemlje korisnice – Svaka država korisnica tvining ugovora dužna je da imenuje nacionalnog tvining koordinatora. Njegova uloga ogleda se u koordinaciji svih tvining aktivnosti, kao i riješavanju mogućih horizontalnih i administrativnih problema u državi korisnici tvining ugovora.
148. National Contact Point – member state country Nacionalni tvining koordinator zemlje članice ima ulogu promocije, razvoja i koordinacije tvining aktivnosti.
149. National IPA Coordinator (NIPAC) Nacionalni IPA kordinator je lice nadležno za programiranje i monitoring IPA programa na nacionalnom nivou, kao i za komunikaciju države korisnice i Evropske Komisije
150. Negotiated procedure Pregovaračka procedura je tenderski postupak koji se može primjeniti u slučaju izrazito složenih ugovora, kada Ugovorno tijelo smatra da direktna primjena otvorenog postupka ili postojećih sporazuma koji uređuju ograničeni postupak neće omogućiti dodjeljivanje ugovora ponuđaču koji ima ekonomski najpovoljniju ponudu. Ugovor se smatra „izrazito složenim“ kada Ugovorno tijelo ne može objektivno definisati tehnička sredstva koja bi zadovoljila potrebe ili ciljeve ili kada ne može odrediti pravne i finansijske specifikacije projekta.
151. Notification Letter Pismo obavještenja – Prije nego što istekne razdoblje valjanosti ponuda, na osnovu odobrenog izvještaja o ocjenjivanju, Ugovorno tijelo napismeno obavještava uspješnog ponuđača da je njegova ponuda prihvaćena i skreće pažnju na bilo kakve očite aritmetičke greške koje su ispravljene tokom postupka ocjenjivanja.
O
152. On the spot checks Provjere na licu mjesta su dio procesa verifikacije troškova od strane korisnika. Ove provjere se izvršavaju na lokaciji projekta od strane ovlašćenog službenika, kako bi se osigurala kontrola zakonitosti i realnosti troškova.

Provjere na licu mjesta se odnose na provjere:

– Poslovnih knjiga i dokumenata kao što su računi, obračuni plata, izjave o korišćenom materijalu i obavljenom poslu, kao i provjere bankovnih izvoda kojima raspolažu korisnici projekata;

– Kompjuterskih podataka;

– Vrste i količine robe ili izvršenih aktivnosti;

– Uzimanje uzoraka i njihova provjera;

– Napredak radova i investicije za koje je osigurano finansiranje, te korišćenje završenih investicija;

– Računovodstvenih i knjigovodstvenih knjiga.

153. Operation Operacija predstavlja projekat, ugovor, djelovanje ili grupu projekata odabranih od strane upravljačkog tijela u predmetnom programu, ili pod njegovom nadležnošću, koji doprinose ciljevima jednog ili više prioriteta na koje se odnosi. U kontekstu finansijskih instrumenata, operacija se sastoji od finansijskih doprinosa iz programa s finansijskim instrumentima i naknadne finansijske pomoći od navedenih finansijskih instrumenata.
154. Operation Identification sheet Obrazac za identifikaciju operacija je dokument koji se pravi na osnovu Operativnog programa, a definiše detaljne planove u pogledu ugovaranja i implementacije određene mjere/prioriteta definisane Operativnim programom. Drugim riječima, OIS pretače OP u praktične akcije.
155. Operational Agreements Operativni sporazum je sporazum koje se potpisuje između rukovodioca Operativne strukture s jedne strane i rukovodioca pojedinačnih tijela u okviru iste Operativne strukture. Operativni sporazum definiše detaljne obaveze i nadležnosti koje treba da realizuju različita tijela u okviru Operativne strukture.
156. Operational Programme Operativni program je godišnji ili višegodišnji dokument kojim se, uz pomoć strateškog pristupa, definišu prioritetne oblasti i način njihove realizacije. Kroz pripremu Operativnih programa, država korisnica IPA sredstava priprema se za korišćenje Strukturnih fondova.
157. Operating Structure Operativna struktura predstavlja tijelo ili grupu tijela u okviru državne uprave države korisnice i sastavni su dio sistema za upravljanje i kontrolu IPA programa. Operativna struktura obavlja aktivnosti programiranja i sprovođenja IPA programa,
P
158. Payment claim /Invoice Zahtjev za plaćanje/faktura je dokument koji izvođač radova/ugovorač dostavlja Ugovornom tijelu u cilju izvršenja plaćanja, a kojim se specifikuju kvantitativno i kvalitativno predate ili isporučene stvari ili pružene usluge.
159. Payment order (CFCU → Treasury sector) Nalog za plaćanje je bezgotovinski instrument platnog prometa pomoću koga se, radi plaćanja izvjesnih novčanih obaveza, vrši prenos sredstava sa računa nalogodavca na račun korisnika.

Sistem plaćanja za IPA sredstva je uspostavljen u skladu sa EU i nacionalnim zakonodavstvom i u skladu sa tim pravilima realizacija plaćanja prema ugovaraču sprovešće se nakon što rukovodilac Ugovornog tijela odobri plaćanje fakture ugovarača. Ugovorno tijelo će, nakon odobrenja od strane rukovodioca, uputiti zahtjev Nacionalnom fondu za obezbjeđenje potrebnih EU sredstava. Nakon obezbjeđenja, sredstva po osnovu zahtjeva za plaćanje, sa računa državnog trezora vrši se plaćanje ugovaraču.

160. Performance guarantee Garancija za dobro izvršenje posla je poslovni sporazum između izvođača i klijenta da izvođač izvrši sve svoje obaveze iz ugovora. Može da sadrži i klauzulu kojom štiti klijenta u slučaju neizvršenja izvođačevih obaveza. Ona se aktivira ako posao nije dobro obavljen.
161. Practical Guide to Contract procedures for EU external actions (PRAG) Praktični vodič za procedure sklapanja ugovora za spoljne aktivnosti Evropske unije (PRAG) je dokument koji objašnjava postupke ugovaranja koji se primjenjuju na sve ugovore EU za pružanje eksterne pomoći i ugovore koji se finansiraju iz sredstava EU. Zato se PRAG mora poštovati u postupcima ugovaranja za sredstva iz IPA fondova. Postoje stroga pravila koja određuju način na koji se ugovori dodjeljuju. Ona pomažu da se osigura da odgovarajući kvalifikovani izvođači budu izabrani bez predrasuda i da se dobije najveća moguća vrijednost za novac, uz potpunu transparentnost u cilju adekvatne upotrebe javnih sredstava.
162. Pre-financing guarantee Garancija za avans – je bankarska garacija koju je ugovarač obavezan da dostavi zajedno za zahtjevom za uplatu avansa. Garancija se obićno određuje za puni iznos avansa, a obaveza dostavljanja ove garancije zavisi od vrste i vrijednosti ugovora, vrijednosti avansa, dužine trajanja ugovara i sl.
163. Pre-financing payment Avans (predfinansiranje) je prvo plaćanje nakon početka implementacije ugovora. Visina avansa zavisi od vrste i dužine trajanja ugovora.
164. Procurement plan Plan javnih nabavki je plan kojim se organizuju, koordinišu i prate aktivnosti javnih nabavki.
165. Procurement procedure Procedura nabavke – Ovaj pojam se odnosi na nabavku usluga, robe i radova, počev od objavljivanja obavještenja o nabavci (za restriktivnu i otvorenu tendersku proceduru), poziva za dostavljanje ponuda (konkurentni postupak sa pregovaranjem) ili zahtjeva za dostavljanje ponude (procedura sa jednim ponuđačem) sve do dodjele ugovora.
166. Programme Program – U kontekstu IPA-e, ovaj pojam označava dokument koji propisuje ciljeve, rezultate, projekte (IPA komponenta I) ili ose prioriteta i mjere (IPA komponente II, III, IV i V), kao i budžet u okviru kojeg će ti prioriteti/projekti biti finansirani.
167. Programme Authorising Officer (PAO) Službenik za ovjeravanje programa je službenik koji rukovodi Ugovornim tijelom i odgovoran je za njegovo poslovanje kao i za zdravo upravljanje projektima. Treba istaći da je, u kontektu IPA komponenti, uloga PAO predviđena u samo u okviru IPA komponente I.
168. Programming Programiranje je postupak raspodjele sredstava EU, koji sprovodi zemlja korisnica u saradnji sa Evropskom komisijom. Raspodjela se vrši prema razvojnim prioritetima i može imati godišnji i višegodišnji karakter. Godišnje programiranje karakteristično je za I IPA komponentu (2007-2013) koja je na ovaj način kreirana do 2011 godine, kada je odlučeno da se višegodišnje programiranje uvede i u ovu komponentu. Višegodišnje programiranje podrazumijeva izradu operativnih programa za period od 3 do 7 godina.
169. Progress report Izvještaj o napretku je izvještaj u procesu evropskih integracija kojeg na godišnjem nivou usvaja Evropska komisija i sadrži procjenu dostignutog i presjek stanja države na koju se odnosi. Dio je paketa dokumenata kojeg Evropska komisija usvaja svake godine.
170. Project Projekat je niz aktivnosti koje se vrše radi ispunjenja jasno određenih ciljeva u okviru definisanog vremenskog perioda i budžeta.
171. Project fiche Opis projekta je dokument kojim se definiše opravdanost projekta, korisnici projekta, ciljevi, te odnosi sa drugim projektima ili donatorima, glavne aktivnosti projekta, budžet, kao i način njegovog sprovođenja i trajanje.
172. Project Implementation Unit (PIU) Jedinica za implementaciju projekata je sastavni dio Operativne strukture za IPA komponentu I. Jedinice za implementaciju projekata formiraju se u okviru resornog ministarstva, sa zadatkom tehničke implementacije projekata finasiranih iz EU sredstava. Na njihovom čelu obično se nalazi SPO.
173. Project Management Cycle Upravljanje projektnim ciklusom je jedinstven proces upravljanja projektom, od njegovog definisanja do završetka. Naime, postoji 6 faza upravljanja projektnim ciklusom, i to: programiranje, identifikovanje, formulisanje, sprovođenje (uključujući nabavku/dodjelu bespovratne pomoći, isplatu i praćenje), evaluacija i revizija, i sve one sačinjavaju „projektni ciklus”.
174. Project proposal Predlog projekta predstavlja jedan potpuni (kompletni) pisani “plan” za projekat ili ideju koja se predlaže da se finansira. Radi se u sklopu standardnog obrasca prijave kao odgovor na poziv za dostavljanje predloga projekata EU. Osnovni elementi koje mora da ima pisani predlog projekta su: opis problema, cilj i zadatke, akivnosti, evaluacioni plan i budžet.
175. Project Steering Committee Upravni odbor projekta je odbor koji je zadužen za praćenje implementacije projekta. Treba da bude uspostavljen i sastavljen od predstavnika korisničke institucije, ugovornog tijela, DEU i ugovarača u cilju obezbjeđivanja efikasnog praćenja implementacije projekta, naročito u slučaju ugovora o uslugama. Njegova uloga je da pregleda i razmatra napredak i učinak projekta, donosi strateške odluke o aktivnostima projekta, uključujući sve potrebne promjene u ciljevima, budžetu ili upravljanju.
176. Provisional acceptance of goods/works Privremeno prihvatanje robe/preuzimanje radova je potvrda da je izvršena isporuka (i instalacija, ako je ugovoreno) robe, odnosno sprovedeni su radovi u skladu sa ugovorom. U slučaju djelimičnog preliminarnog prihvatanja, tj. djelimične isporuke robe ili izvršenja radova, izvršiće se i djelimično plaćanje od strane Ugovornog tijela. Ugovor o nabavci robe/radova će se smatrati izvršenim tek nakon isteka garancije za dobro izvršenje posla i izdavanja potvrde o konačnom prihvatanju robe/radova.
177. Public Internal Financial Controls (PIFC) Unutrašnje finansijske kontrole javnog sektora jeste pojam razvijen od strane Evropske komisije, sa ciljem osiguranja da se javnim sredstvima dobro upravlja (pri čemu se pod javnim sredstvima podrazumijevaju i nacionalna sredstva i sredstva iz Evropskih fondova). PIFC je, dakle, sistem finansijske kontrole koji interno sprovodi Vlada određene države, putem nekog tijela u okviru državne administracije, sa ciljem da sistem finansijskog upravljanja i kontrole njenih budžetskih korisnika bude u skladu sa relevantnim zakonima, opisima budžeta i principima dobrog finansijskog upravljanja, transparentnosti, efikasnosti, efektivnosti i ekonomičnosti. U okviru PIFC sistema postoje tri stuba:

  • Finansijsko upravljanje i kontrola
  • Unutrašnja revizija
  • Centralna jedinica za harmonizaciju (posebna organizaciona jedinica koja razvija i usmjerava PIFC proces).
178. Public procurement Javne nabavke predstavljaju proces koji rezultira dodjelom ugovora o javnoj nabavci u skladu s načelima transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog tretmana i nediskriminacije. Javni ugovori su ugovori od finansijskog interesa, finansiraju se u cijelosti ili djelimično iz budžeta Unije, a sklopljeni su u pisanom obliku između jednog ili više ekonomskih subjekata i jednog ili više ugovornih tijela, ima za cilj izvođenje radova, nabavku proizvoda ili pružanje usluga.
179. Publicity and visibility Javnost i vidljivost

Načelo javnosti podrazumijeva transparentnost pri sprovođenju EU programa i projekata, kako bi što šira javnost bila upoznata sa EU aktivnostima u zemlji. Javnost naročito dolazi do izražaja u pogledu objavljivanju poziva za dostavljanje projekata i poziva za dostavljanje ponuda. Ovo načelo podrazumijeva najšire moguće objavljivanje informacija na internet stranicama korisničke institucije, ugovornog tijela, ukoliko je relevantno i na stranici Evropske komisije – EuropeAid i, u štampanima medijima.

Načelo vidljivosti se odnosi na obavezu svih EU partnera, bez obzira da li su to ugovarači, korisnici donacija ili tijela koja upravljaju fondovima Evropske unije, da obezbijede vidljivost EU finansiranja. Ova vidljivost se najčešće obezbijeđuje tako što će se organizovati konferencije za stampu, i drugi javni događaji, kao i istaći određeni znak (tabla, etiketa,..), koji će ukazivati na finansiranje od strane EU.

Q
R
180. Recovery of IPA funds Povraćaj IPA sredstava – Tokom realizacije projekta, može doći do isplate sredstava za koja će se kasnije utvrditi da se ne mogu smatrati prihvatljivim troškovima konkretnog projekta ili je moguće ugovaraču isplatiti iznos sredstava koji je definisan samim ugovorom, ali da se po završetku implementacije istog utvrdi da ugovarač za realizaciju ugovora nije utrošio cjelokupni iznos koji mu je bio namijenjen. Zbog toga je neophodno izvršiti povraćaj sredstava od ugovarača/krajnjeg korisnika, odnosno povraćaj sredstava Evropskoj komisiji.
181. Recruitment plan Plan zapošljavanja IPA tijela je plan kojim se utvrđuje trenutni status upražnjenih radnih mjesta, broj potrebnih radnika za dugoročni angažman u periodu za koji je Plan napravljen, a prema analizi opterećenosti poslom (WLA). Plan zapošljavanja proističe iz godišnjeg plana rada i analize opterećenosti poslom (WLA), ukoliko je pomenutim dokumentima utvrđeno da je neophodno zaposliti dodatni kadar u cilju adekvatnog obavljanja zadataka u određenom tijelu.
182. Regional Development Regionalni razvoj (regionalna politika) u širem kontekstu predstvalja politiku Evropske unije koja ima za cilj smanjenje razlika u razvijenosti pojedinig područja. Regionalna politika se još naziva i kohezionom politikom.

Takođe, regionalni razvoj se odnosi na posmatranje zemalja kandidata i potencijalnih kandidata kroz prizmu regiona, a ne pojedinačno.

U okviru IPA instrumenta pojam regionalnog razvoja se odnosi na III IPA komponentu. Ova komponenta je usmjerena na infrastrukturne projekte u sektoru zaštite životne sredine, saobraćaja, kao i programe podsticanja regionalne konkurentnosti.

183. Request for Funds (NF→ EK) Zahtjev Evropskoj komisiji za prenos EU dijela sredstava na račun Nacionalnog fonda kod Centralne banke.
184. Restricted call for proposal Ograničeni poziv za dostavljanje ponuda je poziv za dostavu projektnog predlog kada svi zainteresovani kandidati mogu uzeti učešća, ali će samo oni kandidati koji su ušli u uži krug (na osnovu projektnog sažetka u skladu sa Uputstvom za aplikante) biti pozvani da dostave potpuni projektni predlog. Pozivi za dostavljanje predloga projekata su obično ograničeni, samo u izuzetnim slučajevima, mogu biti otvoreni, tj. svi vi zainteresovani kandidati mogu slobodno podnijeti prijavni obrazac za dodjelu bespovratnih sredstava, uključujući potpuni projektni predlog u skladu s objavljenim Uputstvom za aplikante.
185. Resident Twinning Adviser Dugoročni tvining savjetnik je ekspert koji je zadužen za svakodnevno praćenje sprovođenja projekta. Mora biti službenik državne administracije države članice EU, koji u državi korisnici mora provesti najmanje 12 mjeseci, ali ne više od 3 godine.
186. Risk alert form Formular za upozorenje na rizik je formular kojim se registruje i identifikuje potencijalni rizik. On sadrži sledeće podatke: identifikaciju IPA tijela, identifikaciju rizika, procjenu vjerovatnoće rizika, procjenu uticaja rizika, opis posledica i preporuke za nepredviđene postupke.
187. Risk management Upravljanje rizicima je proces utvrđivanja i analize relevantnih rizika za postizanje ciljeva subjekta, određujući prikladnu reakciju i osiguravajući postupanje s rizikom. Upravljanje rizikom podrazumijeva: identifikaciju rizika, procjenu rizika, procjenu kapaciteta organizacije za apsorpciju rizika i reakciju na rizik.
188. Roadmap to Decentralised management for IPA Mapa puta za uspostavljanje decentralizovanog upravljanja IPA-om je dokument propisan od strane Evropske komisije i predstavlja svojevrsne smjernice za zemlje kandidate/potencijalne kandidate za članstvo, dajući uputstva na koji način treba uspostaviti strukture za upravljanje IPA fondovima i kojih se pravila treba pridržavati u tom procesu.
189. Rule of nationality Pravilo nacionalnosti – U skladu sa pravilima nabavki za fondove EU izvan EU, učešće u procedurama nabavki i dodjele donacija je otvoreno samo za pravna lica registrovana u „prihvatljivim državama” tj. za one zemlje koje su dio EU i Evropskog ekonomskog prostora.
190. Rule of origin Pravilo o porijeklu je kriterijum prihvatljivosti kod ugovora o nabavci robe i izvođenju građevinskih radova. Sva roba (roba i materijali) kupljena u okviru ugovora finansiranog iz sredstava pomoći EU, mora poticati iz Evropske unije ili iz države koja zadovoljava kriterijume prihvatljivosti. Dakle, roba mora poticati iz zemalja koje koje su dio EU i Evropskog ekonomskog prostora.

Postoji mogućnost izuzeća od ovog pravila, ukoliko na pomenutoj teritoriji nije moguće naći robu koja odgovara potrebama ugovora. Dozvolu o izuzeću izdaje ugovorno tijelo.

191. Rural Development Ruralni razvoj je V IPA komponenta, koja je usmjerena na pripremne aktivnosti za sudjelovanje u zajedničkoj poljoprivrednoj politici, te ruralni razvoj. Ova komponenta prethodnik je poljoprivrednih fondova, koji su državama na raspolaganju nakon pristupanja Uniji.
S
192. Secondary procurements Sekundarne nabavke ili, preciznije, nabavke iz donacija podrazumijevaju nabavku usluga i/ili robe i/ili radova, u cilju realizacije aktivnosti iz projekta koji se finansira dodijeljenom donacijom. Ugovori dodijeljeni u sekundarnim nabavkama potpisuju se između izabranog ugovarača i korisnika donacije. Pravila nabavki iz donacija (grant ugovora) definisana su Ankesom IV ugovora o donacijama, koji je propisan PRAG-om.
193. Secretary of the Evaluation Committee Sekretar je jedan od članova komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda, bez prava glasa. Odgovoran je za obavljanje svih administrativnih zadataka povezanih s postupkom ocjenjivanja. Ti zadaci uključuju:

-podjelu i prikupljanje Izjava o nepristranosti i povjerljivosti;

-vođenje zapisnika svih sastanaka komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda, odgovarajućih evidencija i dokumenata;

-bilježenje prisutnosti na sastancima i ispunjavanje izvještaja o ocjenjivanju, te svih dodataka.

194. Sectoral Final Implementation Report Sektorski finalni izvještaj o implementaciji je izvještaj koji se podnosi EK (Evropskoj komisiji i NIPAK-u (Nacionalni IPA Kordinator) najmanje 6 mjeseci nakon krajnjeg datuma za opravdanost troškova. Isti se odnosi na cijeli period implementacije i uključiće posljednji Sektorski godišnji izvještaj. U praksi, za Sektorski finalni izvještaj će se koristiti obrazac za Sektorski godišnji izvještaj, ali će obuhvatati cjelokupan period implementacije OP-a (Operativnog programa).
195. Sectoral Monitoring Committees (SMCs) Sektorski odbor za monitoring nadležan je za nadgeldanje sprovođenja određene komponente ili programa, kao i pregled napretka programa. Sektorski odbor može da daje predloge korektivnih mjera za postizanje ciljeva programa. Ovi predlozi se podnose Evropskoj komisiji i Nacionalnom IPA koordinatoru, uz kopiju Nacionalnom službeniku za ovjeravanje.
196. Selection criteria Kvalifikacioni kriterijumi – Ugovorna tijela će sastaviti jasne i ne-diskriminatorne kvalifikacione kriterijiume za svaki postupak nabavke, bez obzira na vrijednost ugovora i vrstu postupka. Svrha je procijeniti ima li kandidat/ponuđač dovoljne finansijske, ekonomske, tehničke i profesionalne kapacitete da izvede ugovorne zadatke.
197. Senior Programme Officer (SPO) Visoki programski službenik (SPO) je ovlašćen da rukovodi organizacionom jedinicom utvrđenom u okviru organa državne uprave (PIU), koja je zadužena za programiranje i implementaciju projekata iz djelokruga svoje nadležnosti. Za visokog programskog službenika može biti imenovan službenik u organu državne uprave. Imenuje ga službenik nadležan za ovjeravanje programa (PAO).
198. Sensitive positions Osjetljiva radna mjesta su mjesta koja podrazumijevaju donošenje odluka o pitanjima od velike važnosti, kao npr. vezano za nepravilnosti, plaćanja, odlučujuće pozicije i sl.
199. Service contracts Ugovori o uslugama uglavnom se odnose na realizuju tehničke ili ekonomske pomoći, a realizuju se kroz ugovore o izradi studija i ugovore o tehničkoj pomoći.

Ugovori o studijama uključuju studije za definisanje i pripremu projekata, studije izvodljivosti, ekonomske i studije istraživanja tržišta, tehničke studije, ocjenjivanja i revizije. Ugovori o tehničkoj pomoći koriste se kada je pružalac usluga pozvan da izvrši savjetodavnu ulogu, da rukovodi ili nadgleda projekat ili da obezbijedi eksperte koji su predviđeni ugovorom.

200. Short list Lista kvalifikovanih kandidata (uži izbor) – Spisak konzorcijuma, privrednih društava ili lica koja su odabrana od strane komisije za otvaranje i vrednovanje ponuda za uži izbor, u okviru restriktivnog postupka nabavki. Uži izbor se objavljuje na internet stranica EK, u obliku koji propisuje PRAG.
201. Single tender procedure Postupak sa jednim ponuđačem je postupak nabavke u kome tijelo za ugovaranje dodjeljuje ugovor konzorcijumu, privrednom društvu ili licu na osnovu jedine ponude (tj. bez nadmetanja). Može se koristiti za nabavku usluga, robe i/ili radova ispod određenog graničnog iznosa, koji iznosi 20.000€.
202. Sound financial management Zdravo finansijsko upravljanje je načelo uspostavljeno prema finansijskoj uredbi, definiše se u odnosu na načela ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti.
203. Special conditions Posebni uslovi su specifične klauzule konkretnog ugovora koje ugovarač navodi kao sastavni dio ugovora a predstavljaju izmjene i dopune u odnosu na opšte uslove.
204. Stabilisation and Association Agreement Sporazum o stabilizaciji i pridruživanju je sporazum između Evropske zajednice i njenih država članica i pojedine države u procesu evropskih integracija, koji određuje okvir za političku, ekonomsku i institucionalnu saradnju u procesu pristupanja Evropskoj uniji.
205. Stakeholders Zainteresovane strane predstavljaju organizacije ili lica koja imaju interes u ili su pod uticajem programa ili projekta.U kontestu IPA, zainteresovane strane uključuju sve institucije sa sistemima za praćenje i kontrolu i tijela aktivna u oblastima na koje se program ili projekat odnose.
206. Statement of Assurance Izjava o jemstvu predstavlja formalnu potvrdu Evropskoj komisiji o efikasnosti i djelotvornosti funkcionisanja sistema upravljanja i kontrole EU sredstvima (tj.nabavke, dodjele bespovratnih sredstava, isplate). Izjave o jemstvu su zasnovane na procjeni sistema upravljanja i kontrole određenog programa. One mogu da uključe i primjer provjere transakcija koje uglavnom podrazumijevaju kontrole sprovedene od strane interne revizorske jedinice u resornim ministarstvima. Za IPA program Nacionalni službenik za odobravanje (NAO) je u obavezi da jednom godišnje dostavlja Evropskoj komisiji Izjavu o jemstvu najkasnije do 28. februara tekuće godine za prethodnu godinu, a kopiju ovog dokumenta je u obavezi da dostavi i Ovlašćenom predstavniku Vlade za akreditaciju (CAO). NAO sastavlja izjavu o jemstvu na osnovu izjava o jemstvu koje mu dostavljaju relevantna tijela Operativnih struktura.
207. Strategic Coherence Framework Strateški okvir usklađenosti je krovni strateški dokument koji reguliše prioritete u IPA komponentama III i IV. Prioriteti se detaljno razmatraju na nivou sektorskih dokumenata za sprovođenje tj. na nivou Operativnih programa. Proces elaboracije Strateškog okvira usklađenosti je veoma bitan u kontekstu pripreme za korišćenje fondova kojima EU podržava ispunjenje ciljeva Kohezione politike.
208. Substitution plan Plan zamjena odredjuje redosled zamjena kadrova u slučaju odsustva sa posla. Plan treba da se revidira svakih šest mjeseci, a odobrava ga nadležni rukovodilac IPA tijela.
209. Successful Tenderer Uspješni ponuđač je ponuđač izabran na osnovu sprovedenog postupka za otvaranje i vrednovanje ponuda.
210. Supplier Dobavljač je preduzeće, pojedinac, ili konzorcijum kome je dodijeljen ugovor o nabavci robe.
211. Supply contracts Ugovori o nabavci opreme (robe) pokrivaju kupovinu, lizing, najam ili zakup, sa ili bez mogućnosti kupovine proizvoda. Ugovor za nabavku proizvoda, te montaža i održavanje istog, takođe će se smatrati ugovorima o nabavci robe.
T
212. Technical Assistance Tehnička pomoć u kontekstu IPA ima dva značenja.

Na nivou Operativnog programa obično predstavlja osu prioriteta kojom se pruža podrška relevantnim tijelima u realizaciji Operativnog programa.

Kada je riječ o konkretnom projektu, tehnička pomoć se odnosi na rad stručnjaka, konsultanata, predavača, savjetnika, itd. koji su angažovani putem ugovora o pružanju usluga, radi transfera znanja (know-how) i vještina (skills), te razvoja i jačanja institucija. Tehničku pomoć mogu dati konsultanti dostupni na tržištu ili stručnjaci iz uprava država članica EU (twinning).

213. Technical compliance of offer Tehnička usklađenost ponude – je faza u postupku ocjene ponuda tokom koje se ocijnjuje ispunjavanje minimalnih tehničkih uslova propisanih tehničkom specifikacijom propisanom od strane ugovornog tijela.
214. Technical offer Tehnička ponuda je dio ponude koji sadrži sve ne-finansijske elemente tenderske dokumentacije, tj. sve elemente koji se traže u tenderskoj dokumentaciji osim finansijske ponude. Ponuda sa tehničkog aspekta mora da zadovoljava kriterijum stručnosti (ukoliko su u pitanju usluge), tražene karakteristike proizvoda (ukoliko je u pitanju nabavka robe) i zahtjeve traženog iskustva, opreme i znanja izvođača radova (kada su u pitanju radovi).
215. Technical specification Tehnička specifikacija je dokument koji sastavlja ugovorno tijelo, a koji naznačava zahtjeve u pogledu vrste, količine i karakteristika pojedinih proizvoda, ukoliko je riječ o nabavci robe, odnosno karakteristike radova kada je u pitanju ugovor o građevinskim radovima. Tehnička specifikacija može sadržati i metode i resurse, koje treba koristiti i/ili rezultate koji se moraju postići, da bi se smatralo das u tehnički zahtjevi ispunjeni.
216. Tender dossier Tenderski dosije predstavlja dokumentaciju koju priprema ugovorno tijelo, a sadrži uslove učešća na tenderu i obrasce prema kojima ponuđač treba da dostavi svoju ponudu.
217. Tender guarantee Tenderska garancija (garancija za ozbiljnost ponude) je garancija koja se aktivira u slučaju da ponuđač odustane od potpisivanja ugovora bez valjanog razloga.
218. Tender procedure Tenderska procedura je cjelokupni proces objavljivanja tendera, počevši od objavljivanja obaviještenja o nabavkama, do dodjele ugovora za koji je objavljen tender. Postoje različite vrste tenderskih procedura: otvorena, ograničena, lokalna, međunarodna, pregovaračka i procedura jedne ponude.
219. Tenderer Ponuđač je konzorcijum, privredno društvo ili lice koje dostavlja ponudu kao odgovor na poziv da se prijavi na tender i koji, ukoliko njegova ponuda bude prihvaćena, može postati pružaoc usluga, dobavljač ili izvođač, zavisno od prirode same javne nabavke.
220. Terms of reference Projektni zadatak je dokument koji definiše zadatke pružaoca usluga i obaveze i ciljeve koje treba postići, opisuje prirodu usluga koje će izvođač pružati, uključujući pojedinačne zadatke, neophodnu stručnost, vremenski raspored aktivnosti i sl. Projektni zadatak je najvažniji dokument kod ugovora o uslugama.
221. Total direct eligible cost Ukupni, direktni prihvatljivi troškovi su troškovi koji se direktno odnose na aktivnosti neophodne za izvršenje projekta. Za ove troškove se odobravaju sredstva, a realizovani su od strane korisnika ili njihovih partnera tokom perioda implementacije projekta. Navedeni su u ukupnom budžetu projekta, prepoznatljivi su i dostupni za provjeru i zabilježeni su na računu korisnika ili korisnikovih partnera.
222. Training Needs Analysis (TNA) Analiza potreba za obukom – Kako bi izvršavali svoje obaveze u skladu sa odgovarajućim standardom, zaposleni moraju da posjeduju određene kvalifikacije i sposobnosti. Analiza potreba za obukom je metoda za identifikovanje kvalifikacija i sposobnosti koje nedostaju zaposlenima. Ove analize predstavljaju osnovu za naknadne planove obuke i sprovođenje treninga.
221. Transition Assistance and Institution Building Podrška tranziciji i jačanju institucija je I IPA komponenta i odnosi se na podršku tranzicijskom procesu i jačanju institucionalnih kapaciteta. I IPA komponenta. Dostupna je kako državama kandidatima, tako i državama koje su potencijalni kandidati za članstvo u EU. Podrška u okviru I komponente je zamišljena kao tehnička podrška institucijama u reformskim procesima na putu integracija.
222. Twining Tvining je instrument koji predstavlja partnerstvo između države korisnice i države članice Evropske unije, putem kojeg predstavnici administracije države članice prenose svoja iskustva, znanja na administraciju države korisnice i zajedno rade na ispunjavanju unaprijed određenih ciljeva.
223. Twining Light “Laki” tvining je fleksibilno sredstvo za srednjoročne projekte, koje obezbeđuje pomoć u vidu ekspertize državnih službenika iz država članica, na period do šest mjeseci. Ovo je jedna vrsta tvining ugovora, čija ukupna vrijednost ne može biti veća od 250.000 eura.
U
V
224. VAT exception Oslobađanje od PDV-a je oslobađanje od poreza na dodatnu vrijednost koji se obračunava i plaća na isporuku dobara i pružanje usluga, u svim fazama proizvodnje i prometa dobara i usluga, kao i na uvoz dobara, osim ako zakonom nije drukčije propisano.
225. Verifications (check) Provjere su dio procesa verifikacije troškova prijavljenih od strane ugovarača/krajnjeg korisnika. One podrazumijevaju provjere nastalih troškova na licu mjesta, u skladu sa EU i nacionalnim pravilima, u cilju izvršenja plaćanja prema ugovaraču/krajnjem korisniku.
226. Verification of eligibility of expenditures Provjera prihvatljivosti troškova jedna je od aktivnosti unutrašnje kontrole, koja se koristi u svrhu izbjegavanja dvostrukog finansiranja troška od strane drugih nacionalnih programa ili programa Unije, ili drugih programskih razdoblja.
227. Verification of expenditure Provjera troškova – Kada izvođač radova ili korisnik bespovratnih sredstava vrši potraživanje od tijela za ugovaranje, neophodno je provjeriti nastale troškove. Naime, tijelo za ugovaranje provjerava da li su usluge, roba ili radovi zaista bili pruženi/realizovani u skladu sa odredbama ugovora, i da li su ispoštovana odgovarajuća pravila i procedure koje su predviđene samim ugovorom i zakonodavstvom (kako EU, tako i nacionalnim). Ove provjere podrazumevaju administrativne kontrole, tj. pregled fakture i prateće dokumentacije koju dostavlja izvođač radova ili korisnik bespovratnih sredstava (npr. mjesečni pregledi angažovanja konsultanata, izvještaji isl.). Međutim, treba istaći da su ove provjere u nekim slučajevima praćene kontrolama na licu mjesta (payment related verification checks).
W
228. Work plan Plan rada je plan kojim se utvrđuju aktivnosti i sredstva potrebna za ostvarivanje rezultata i ciljeva projekta.
229. Workload analysis (WLA) Analiza opterećenosti poslom – Kako bi jedna organizacija obezbijedila sprovođenje svojih nadležnosti, ona mora da ima odgovarajući broj zaposlenih. Analize opterećenosti poslom su metode za identifikovanje trenutnog i potrebnog broja zaposlenih koji nedostaju jednoj organizaciji i obično se redovno sprovode (npr. na godišnjem ili na polugodišnjem nivou). One predstavljaju osnovu za naknadne planove zapošljavanja i opise poslova.
230. Works contracts Ugovori o radovima pokrivaju izvođenje, izvođenje i projektovanje radova ili realizaciju gradnje. ”Rad“označava rezultat gradnje ili građevinskih radova u cjelini koji je sam sebi dovoljan za ispunjavanje ekonomskih ili tehničkih funkcija.
X
Y
Z

Izvor: MF

Top